Guida completa alla pianificazione e controllo aziendale

Concetti di efficienza ed efficacia

Efficienza è il rapporto tra risorse consumate e risultati ottenuti.

Efficacia è la capacità di conseguire gli obiettivi prefissati.
La pianificazione è il processo con il quale si fissano gli obiettivi aziendali in una prospettiva a medio-lungo termine; le fasi sono:

1. indagine sui fenomeni futuri attinenti all'ambiente, quindi prevedere l'andamento del mercato;

2. analisi delle caratteristiche aziendali;

3. determinazione degli obiettivi primari:

- obiettivi di mercato, mantenimento o ampliamento quote sul mercato;

- obiettivi di prodotto, ad esempio innovazione, miglioramento o il lancio di nuovi prodotti;

- obiettivi di politica aziendale ad esempio la crescita dimensionale;

4. individuazione delle diverse linee di azione;

5. analisi delle strutture organizzative e di controllo;

6. quantificazione e formalizzazione degli obiettivi.

Limiti della pianificazione

I limiti della pianificazione possono essere:

a) limiti di estensione;

pianificazione settoriale;

pianificazione globale;

b) limiti temporali;

- medio-lungo periodo, 3/5 anni e si traduce in piani strategici;

- breve periodo, 1 periodo amministrativo (articolato trimestralmente o mensilmente etc) e si traduce in piani operativi costituenti il budget.

Controllo di gestione e programmazione

Il controllo di gestione è il processo tramite il quale si controlla che le risorse vengano acquistate e impiegato in modo efficiente ed efficacie. Presuppone 3 fasi: la programmazione, l'esecuzione e il confronto tra programmato ed eseguito.

La programmazione indica gli obiettivi, in genere intermedi o parziali rispetto a quelli strategici, che dovranno essere conseguiti in un periodo breve e li traduce in piani operativi.

Struttura del budget aziendale

Il budget è lo strumento della programmazione aziendale che evidenzia gli obiettivi economico-finanziari da realizzare nel prossimo esercizio. Si compone di più parti:

1. budget economico analitico prevede costi e ricavi predeterminando il risultato economico, costituisce la sintesi dei budget settoriali redatti nella seguente sequenza:

- delle vendite;

- delle scorte di magazzino;

- della produzione;

- degli approvvigionamenti;

- del personale;

- dei costi generali di produzione, vendita e di amministrazione;

- degli oneri finanziari;

- dei proventi vari;

- degli oneri vari.

2. budget degli investimenti prevede le operazini che si intendono fare nel settore delle immobilizzazioni in base a programmi a medio-lungo termine;

3. budget finanziario prevede i flussi di cassa (cash flow);

4. budget dell'esercizio attinge i dati dai budget precedenti ed è una previsione della situazione patrimoniale e della situazione economica;

il budget ha come punto di partenza il bilancio dell'esercizio precedente (o meglio progetto di bilancio).

Tecniche di budgeting avanzate

Il budget scorrevole i dati relativi al tempo trascorso si eliminano e in base ai risultati ottenuti si aggiornano e si revisionano le previsioni dei periodi successivi.

Un'altra tecnica è quella dello zero-base budget, dove si procede indipendentemente dalle previsioni effettuate in precedenza, quindi si riesaminano da capo tutte le attività aziendali.

Alla base della redazione del budget sta la previsione delle vendite che costituiscono l'obiettivo che l'azienda si propone di raggiungere. Il budget delle vendite esamina i mercati. In funzione alle vendite si stabilisce il budget della produzione che tiene conto della politica delle scorte e viene calcolato: previsione delle vendite + rimanenze finali – esistenze iniziali.

Il budget degli acquisti prevede le quantità di materie o parti componenti da acquistare tenendo conto delle scorte: preventivo fabbisogno di materie + rimanenze finali – esistenze iniziali.

Il budget del personale indica sia i costi previsti delle retribuzioni sia i contributi sociali e tutti gli altri oneri connessi ai dipendenti es tfr.

Il budget dei costi per servizi indica i costi generali di produzione, distribuzione e amministrazione.

Il budget finanziario si determina in base alle operazioni di gestione programmate e consente di attuare un'attenta gestione della tesoreria.

I documenti di sintesi sono il budget economico (corrisponde al conto economico preventivo) e il budget patrimoniale (corrisponde alla situazione patrimoniale prevista).

Il budgetary control è il controllo della gestione attuato con il budget e richiede: raccolta di informazioni, fissare gli obiettivi dell'esercizio, analizzare i costi per centri di costo, redarre il budget e farlo approvare e diramare, predisporre una regolare attività di reporting, procedere agli opportuni assestamenti del budget.

Importanza del reporting

Il reporting è l'insieme dei rapporti deve evitare che i managers sia sommersi da troppi dati; è uno strumento di comunicazione su cui si basano le decisioni e quindi deve essere: chiaro, affidabile, selettive ovvero in base all'interesse del destinatario,sintetiche, tempestive.
A seconda della posizione dei destinatari si distinguono 3 livelli di rapporti:

- reporting operativi: destinati ha chi ha la responsabilità di un prodotto e contengono informnazioni dettagliate su dati effettivi;

- reporting per unità di business: destinati a chi ha la responsabilità di un'unità organizzativa autonoma e contengono un minor grado di dettaglio rispetto ai r. operativi;

reporting di sede centrale: destinato alla direzione generale e contengono informazioni sintetiche consuntive e preventive.

A seconda del tipo di decisioni di cui costituiscono il supporto:

reporting per la direzione strategica: pianificazione strategica pluriennale e si articola:

rapporto di base alla pianificazione pluriennale: analizza gli scenari macroeconomici;

rapporto di controllo strategico: illustra il successo o l'insuccesso, i risultati conseguiti rispetto a quelli previsti e suggerisce azioni correttive.

reporting per la direzione operativa: informazioni sull'andamento della gestione corrente:

- rapporto informativo generale;

- rapporto economico-finanziario andamento economico e situazione finanziaria;

- rapporto di controllo.