Il ruolo strategico del budget nella gestione aziendale

Il budget è un documento amministrativo in cui vengono stabiliti, in via preventiva, gli atti di gestione che l’impresa intende effettuare al fine di conseguire un determinato risultato. Nel budget tutte le scelte aziendali vengono tradotte in termini monetari.

Quali sono le tipologie di budget aziendali?

I budget possono riguardare:

• un certo periodo di tempo (un mese, un trimestre, un semestre, un anno);

• l’azienda nel suo complesso (budget relativi ai costi, ai ricavi, ai finanziamenti e agli investimenti dell’intera impresa);

• un programma specifico (ogni settore redige un budget settoriale).
Il budget svolge una funzione di programmazione prevalentemente utilizzato per la pianificazione di breve periodo, così come una funzione di controllo dei risultati raggiunti, utile per prevenire e analizzare e correggere eventuali scostamenti rispetto agli obbiettivi prefissati.

Le aziende redigono:

• i budget economici settoriali o operativi  stimano in anticipo le quantità vendute, i costi e i ricavi previsti settore per settore;

• il budget economico generale  strutturato come un conto economico in cui vengono riepilogati i costi e i ricavi dei vari settori aziendali e i costi comuni stabiliti in fase di stima, allo scopo di determinare l’utile lordo previsto;

• il budget degli investimenti  serve per pianificare gli investimenti ed è dunque legato alle strategie aziendali di medio e lungo termine;

• il budget finanziario  strutturato come un conto di tesoreria, viene redatto per determinare il fabbisogno finanziario e stabilire l’entità del capitale proprio e del capitale di terzi da investire.

Controllo di budget

Il controllo di budget è l’attività attraverso cui l’impresa valuta la fattibilità delle azioni programmate, monitora i risultati ottenuti, analizza gli scostamenti, decide se ed eventualmente come intervenire in caso di risultati non corrispondenti alle attese.
Si tratta di una delle fasi del controllo di gestione. A seconda del momento in cui viene eseguito, può essere:

• preventivo  si effettua prima di intraprendere un’azione allo scopo di accertare che esista una reale possibilità di successo (budget settoriali);

• concomitante  si attua durante lo svolgimento dell’azione e serve a monitorare il livello di attuazione dei piani formulati;

• susseguente  avviene a conclusione dell’azione e serve per confrontare gli obbiettivi prefissati con i risultati finali raggiunti, determinando l’eventuale scostamento e le relative cause; è utile per valutare l’efficienza e l’efficacia della gestione e orientare la programmazione futura.

Metodo del controllo per eccezione

Il controllo budgetario deve essere continuo e sistematico, altrimenti risulta inutile. È dunque un’attività che richiede tempo e personale qualificato e implica costi rilevanti, perciò, le imprese di solito adottano il metodo del controllo per eccezione, che consiste nell’analizzare le sole voci per cui siano stati rilevati andamenti positivi o negativi anomali.
Il reporting è uno strumento della contabilità direzionale che consiste nella stesura di relazioni periodiche dettagliate sullo stato di attuazione del budget.

Comitato e team tecnico di budget

L’elaborazione del budget coinvolge vari soggetti di diverso livello gerarchico, suddivisi tra un comitato di budget e un team tecnico di budget.

Il comitato di budget è presieduto dall’amministratore delegato ed è composto dal direttore generale, dal direttore amministrativo, dal direttore finanziario e dai responsabili dei diversi settori.

Il lavoro del comitato si svolge nel seguente modo:

1. i dirigenti trasmettono ai responsabili dei diversi settori la programmazione preliminare, cioè le linee guida generali della gestione;

2. i responsabili dei settori, sulla scorta della programmazione preliminare, redigono i budget settoriali;

3. il comitato discute con i responsabili di settore le singole programmazioni, apportando le opportune modifiche e gestendo i conflitti che dovessero presentarsi tra i diversi settori riguardo all’allocazione delle risorse.

Il team tecnico è il gruppo di esperti preposto alla redazione del budget generale, cioè dell’insieme di budget economico generale, budget degli investimenti e budget dei finanziamenti. Prima di ciò si occupa di raccogliere le informazioni esterne e interne e di portarle a conoscenza dei soggetti dell’impresa interessati.

Processo di stima dei ricavi

I budget sono effettuati essenzialmente dal livello delle vendite e quindi dai ricavi da esse generati. In fase di stima, i ricavi vengono suddivisi in sottovoci in base alle tipologie di prodotto, ai settori di mercato e all’area geografica di riferimento. Una valutazione realistica si basa sui risultati degli anni precedenti e sul tipo, l’ammontare e la periodicità dei ricavi conseguiti.

Valutazione dei costi e disponibilità di cassa

In quanto alla valutazione dei costi, anche in questo caso è necessario valutare le tipologie di costi, il loro ammontare e la loro periodicità. La stima riguarda sia la quantità delle risorse utilizzate, sia i prezzi pagati per il loro acquisto. Un’altra importante stima da effettuare è quella relativa alla disponibilità di cassa, in quanto di norma prima si sostengono i costi e poi si ottengono i ricavi.

Importanza dei costi standard

I costi standard sono i costi che si preventiva di sostenere al verificarsi delle condizioni e delle ipotesi stabilite in fase di programmazione.

In sostanza, corrispondono ai costi di produzione stimati in assenza di eventi eccezionali. Oltre ai costi standard, è importante basarsi anche sulla quantità e sui ricavi standard.