Archivistica Generale, Prof.ssa Giambastiani

Archivistica generale

Schema di archivistica generale

L’archivistica

L’archivistica è una materia che ha per oggetto la gestione della memoria scritta di soggetti pubblici e privati. Essa si occupa dell’individuazione e della definizione della natura degli archivi.

Il materiale archivistico si identifica con rappresentazioni scrittorie che coincidono con la memoria delle azioni e dei comportamenti dei soggetti. Nel tempo il supporto di scrittura ha avuto molteplici nature.

• Le Bolle Papali. Supporto
• Supporto
• Il Papiro.
• La Pergamena.
• Cartaceo.
• Digitale.

Un archivio nasce quando un soggetto decide di conservare le testimonianze delle proprie operazioni. L’archivio, oltre ad essere una memoria, assume anche il ruolo primario per la ricerca.

La disciplina archivistica e le sue articolazioni

La disciplina archivistica ha per oggetto la gestione della memoria scritta di soggetti pubblici e privati. Si occupa dell’organizzazione e dell’individuazione, della definizione della natura degli archivi, delle modalità e delle procedure di formazione, della conservazione della documentazione e della realizzazione dei mezzi di corredo e strumenti per la ricerca.

Gli archivi nella storia

La gestione della memoria è ampiamente documentata per epoche molto antiche. Nell’antichità le memorie venivano registrate su supporti poco idonei ma duraturi, come su tavolette di argilla, in particolare a partire dal III millennio a.C.

Un esempio lo troviamo ad Ebla, dove scoperte archeologiche hanno recuperato tavolette risalenti al 2400 a.C.

Già dal I millennio a.C. avvenne un’evoluzione nell’uso di supporti, i quali passarono dall’essere pesanti all’essere più leggeri e agili, quali pelle, pergamena, papiro. Questi ultimi supporti risultarono però essere meno consistenti, più effimeri e perciò meno duraturi. Alcune civiltà infatti continuarono ad affidare la propria documentazione ad elementi tradizionali.

Perciò, se da un lato la diffusione di testimonianze scritte su strutture più funzionali incrementò la produzione archivistica, dall’altro ebbe conseguenze negative sull’aspetto conservatorio.

Nella seconda metà del I millennio d.C. si assiste ad una conservazione archivistica grazie allo sviluppo sociale ed economico degli ordinamenti religiosi. Il momento più incisivo per la disciplina archivistica coincise con l’era dei Comuni, ovvero con l’introduzione della carta.

L’uso dei libri cartacei favorì la conservazione in armari e non più in casse o scrigni. Inoltre, in questo periodo nacquero le figure addette alla conservazione dei documenti: i notari.

Coloro che ordinavano e custodivano il materiale proveniente dagli uffici comunali. Verso la fine del XIII secolo la figura del notaio divenne una professione definita e qualificata.

Inoltre, risalgono all’epoca comunale i primi regolamenti attinenti alla gestione degli archivi pubblici.

Nella seconda metà del XVI secolo iniziarono i primi dibattiti legati alla formazione, la gestione e la conservazione degli archivi.

Importanti dibattiti avvennero in area tedesca, dove furono stampate importanti opere archivistiche. Nel XVII secolo vi fu una forte presenza italiana nel dibattito archivistico. In particolare alcuni grandi archivisti inventarono il cosiddetto metodo storico.

In tempi più recenti, con l’introduzione delle tecnologie informatiche e telematiche, sono sorti nuovi problemi sull’organizzazione degli archivi trovando risultato sulla collaborazione sempre più stretta tra il mondo archivistico e informatico. Questo avvicinamento vide perciò la nascita di nuove figure professionali e di nuovi organismi, quali l’AIPA, oggi CNIPA.

Il termine archivio

Il concetto di archivio non è così semplice, in quanto si basa su una molteplicità di elementi.

Inteso nel suo significato tecnico, l’archivio è individuabile in ogni complesso di scritture. Per essere considerato archivio però, questo deve avere un vincolo naturale. Il termine archivio viene spesso usato per indicare altri tipi di archivi, tra cui quelli indicati di seguito.

La raccolta

Si distingue dagli archivi in quanto non presenta un vincolo naturale, ma un vincolo volontario. Ovvero esiste una volontà che ha riunito una serie di materiale documentario. La raccolta è tipica delle biblioteche, pinacoteche, collezioni, gipsoteche, musei.

Gli archivi riprodotti

In tempi recenti, si è diffusa la prassi di duplicare la documentazione prodotta. Questo può essere effettuato per duplicazione e per sostituzione.

• Per duplicazione. Tramite l’uso di microfilm e simili.
• Per sostituzione. Tramite tecnologie informatiche.
• Nell’atto del trasferimento del materiale da un supporto all’altro, spesso si hanno sia gli originali sia le copie.
• Nel momento della realizzazione di una copia, spesso segue la distruzione dell’originale. Questo avviene spesso per acquisire più spazi.
• Realizzazioni di archivi fotografici.
• Supporti di natura virtuale.

Vantaggi

• Migliore conservazione di materiale.
• Riduzione dei rischi di usura.

L’archivio come bene culturale

Inizialmente con bene culturale si intendeva l’insieme dei beni artistici, archeologici, architettonici, archivistici e librari.

In Italia gli archivi avevano una gestione non legata ai beni culturali. Questi infatti erano assoggettati al Ministero degli Interni. I restanti beni erano invece di competenza del Ministero della Pubblica Istruzione.

Francesco Bonaini. Cesare Guasti. Salvatori Bongi.

1 METODO STORICO. Metodo basilare per la gestione degli archivi. Il metodo storico mette al centro dell’attenzione lo studio del soggetto produttore, della sua struttura e della sua storia.

2 AIPA, Autorità per l’Informatica della Pubblica Amministrazione. CNIPA, Centro Nazionale per l’Informatica della Pubblica Amministrazione.

Con la creazione del Ministero per i Beni Culturali e Ambientali, nel 1974 si decise di inserire anche gli archivi tra i beni culturali.

L’archivio informatico

La banca dati. Nel linguaggio informatico, al termine archivio è associato un insieme di dati utilizzati per la ricerca.

Nell’ambito dell’archivio tecnologico si distinguono due tipologie.

• Gli archivi informatici. Nati e conservati su supporto elettronico.
• Gli archivi informatizzati. Creati su supporto cartaceo e successivamente trasferiti su supporto digitale.

L’archivio come istituzione e istituzione di concentrazione

Talora, l’archivio viene fatto coincidere con l’istituzione che l’ha creato e/o con il soggetto che ha il compito di conservazione.

Il rapporto istituzionale assume una diversa forma in riferimento agli archivi di concentrazione, i quali hanno la funzione di conservare e tutelare complessi documentari realizzati da altri soggetti produttori. Il trasferimento del materiale da un soggetto, produttore, all’altro, destinatario, può avvenire a seguito di differenti figure giuridiche:

• Per versamento. Trasferimento tra soggetti aventi la medesima struttura istituzionale e la stessa natura giuridica.
• Per deposito. Trasferimento tra due soggetti che non posseggono la stessa natura giuridica e istituzionale. Es. Da un privato ad un Archivio di Stato.
• Per donazione. Liberazione a titolo gratuito del possesso e della proprietà.
• Per alienazione. A titolo oneroso o per volontà testamentale.

L’archivio come concetto storiografico

Spesso il termine archivio non viene usato correttamente, come ad esempio quegli archivi che riuniscono scritti attinenti ad un certo periodo storico, o regionale, statale, …. Questi sono caratterizzati dal vincolo volontario e perciò non sono archivi, ma raccolte.

La vita dell’archivio

Gli archivi sono in continuo movimento in quanto si realizzano attraverso fondamentali movimenti strutturali, gestionali e conservativi. Ogni archivio si colloca idealmente sopra due coordinate.

Verticalità temporale

L’archivio si muove in un ambito temporale che va dalla sua origine alla sua chiusura, ovvero alla cessazione dell’attività del soggetto produttore.

Orizzontalità temporale

L’archivio si muove sopra un determinato territorio, in un preciso contesto sociale ed istituzionale.

Questi elementi dipendono perciò dall’attività del soggetto produttore.

Un archivio nasce se vi sono determinati elementi, necessari per la sua nascita, formazione, conservazione.

• Esistenza di un soggetto produttore.
• Attività del soggetto produttore.
• Una particolare tipologia e qualità dell’attività.
• Volontà di conservazione della memoria.
• Conservazione della memoria.
• La memoria deve essere legata ad un supporto.
• Un vincolo.

Il soggetto produttore

Ogni archivio per nascere necessita di un soggetto.

In epoca romana, medievale e nella prima parte dell’epoca moderna, la capacità di far nascere un archivio era di competenza dei soggetti pubblici.

Esiste una prima, generale, distinzione dei possibili soggetti produttori.

Soggetti pubblici

• Soggetti Pubblici Statali. Amministrazioni centrali, periferiche.
• Soggetti Pubblici Non Statali. Hanno natura regionale, provinciale.

Soggetti privati

• Soggetti Privati Singoli. Comprende le singole persone fisiche e le persone giuridiche.
• Soggetti Privati Complessi.
• I nuclei familiari. Considerata nella sua unità culturale, giuridica e sociale.
• Le Associazioni. Associazione creata da due o più persone, non a scopo di lucro.
• Le Imprese. Impresa creata da due o più persone a scopo di lucro.

Esistono inoltre gli archivi ecclesiastici, dipendenti da un’autorità ecclesiastica che li gestisce coi suoi fondi.

Attività del soggetto produttore

Il soggetto produttore produce il proprio archivio solo in conseguenza di un’attività svolta all’esterno.

L’attività di un soggetto può essere inquadrata in due momenti.

• Quando il soggetto si crea. Imponendosi regole e strutture istituzionali.
• Quando il soggetto opera attraverso le sue ramificazioni.

Un archivio cessa di essere prodotto quando il soggetto produttore assume una posizione di inerzia totale, la quale può essere transitoria o definitiva.

Transitoria

L’archivio, tra pause ed interruzioni, continua ad esistere e ad essere vivo.

Definitiva

L’archivio non continua a crescere, rimanendo permanentemente immobile. Se anche il soggetto produttore scompare, l’archivio viene definito morto. Quando questo scompare, l’archivio viene trasferito ad un nuovo soggetto.

Particolare tipologia dell’attività del soggetto produttore

Al di fuori della propria entità,