Come scrivere una e-mail: informazioni utili

Questo appunto di Italiano riguarda la stesura e scrittura di una mail, cercando di capire come evitare errori e disattenzioni.

Perché usare lo strumento digitale per inviare messaggi?

In un momento storico come il nostro, in cui la tecnologia sembra aver investito il 90% delle nostre vite, ci troviamo spesso di fronte alla necessità di comunicare in modo veloce, sfruttando la posta elettronica. Chiaramente, il processo di digitalizzazione è stato accentuato ancora più a causa dell’insorgere della pandemia, che ci ha costretto per un lungo periodo ad usare solo gli strumenti informatici.
La mail è sicuramente più veloce in molti ambiti:

• scuola
• lavoro
• uffici
• istituzioni

La conseguenza più immediata è che si rivela quindi fondamentale imparare a scrivere una mail correttamente, evitando errori di distrazione, ortografia o una poca fluidità della lingua scritta.

Come scrivere una mail di lavoro

Il primo passo per scrivere correttamente una mail è avere un indirizzo di posta elettronica formale, per dare un’impressione positiva e professionale già nell’immediatezza. Più semplicemente, possiamo anche solo usare nome e cognome separati da un punto. Questo consiglio è valido soprattutto per evitare che si possano usare indirizzi mail creati magari in un momento più leggero, come in caso il periodo scolastico. Non dimentichiamo poi l’oggetto della mail, perché spesso non viene inserito: da esso si deve subito avere la percezione di ciò che andiamo a chiedere, per spingere chi riceve la mail ad aprirla immediatamente. Deve essere breve e d’effetto, nonché evitare le parole in maiuscolo perché, come sappiamo, quando usiamo i meccanismi dell’online, non dà mai feedback positivi. Il contesto a cui inviamo la mail è molto importante per determinare anche il tipo di saluto:

• Buongiorno
• Ciao
• Caro
• Egregio
• Chiarissimo

Queste espressioni sono seguite dal nome e cognome del destinatario. Se invece, non si conosce il destinatario direttamente, è sufficiente l’espressione “Alla cortese attenzione di…”.
È importante presentarsi subito se la persona cui inviamo la mail non la conosciamo: la presentazione deve essere inserita dopo il saluto iniziale.
Esempio: “Sono Paolo Rossi, responsabile del reparto logistica di…”
Quando si scrive il testo, è meglio essere molto diretti ed evitare giri di parole, proprio perché nell’oggetto si è già specificato tutto e si risulterebbe ridondanti.
Esempio: “Le scrivo per chiederle informazioni a riguardo di…. In oggetto”
Alla conclusione della mail, è importante ringraziare il destinatario e specificare se ci si aspetta una risposta. Si può aggiungere anche “Grazie per l’attenzione” oppure “In attesa di una risposta, le auguro buon proseguimento”. Questi sono segnali di cortesia e professionalità.
Dopo questa parte, si può inserire:

1. Cordiali Saluti
2. Distinti Saluti
3. Cordialmente

E aggiungere il proprio nome e cognome.

Le tipologie di e-mail e abbreviazioni

Ci sono diversi di mail:

• e-mail formali = mail per candidarsi ad un concorso, che mandi a un medico, che scrivi a un professore
• e-mail di reminder = sono mail che si mandano ai clienti per vedere se essi si siano solo dimenticati di scrivere
• e-mail di newsletter = sono mail che comunicano offerte e promemoria inviati a chi si registra ad un sito o è scritto ad una mail list

Ci sono delle abbreviazioni importanti quando si scrive una mail:

1. a.c = anno corrente
2. ad.es = ad esempio
3. p.c = per conoscenza
4. all. = allegati
5. amn = amministrazione
6. arch. = architetto
7. egr.i = egregi
8. CA = Cortese attenzione
10. P.S = post-scriptum
11. P/C = per conto
12. Cav = Cavaliere
13. c/c banc = conto corrente bancario
14. c.c.p = conto corrente postale

Per ulteriori aprofondimenti sulle email vedi anche qua