Guida completa alla gestione aziendale e contabile

L’azienda è un’organizzazione economica formata da beni e persone destinata a durare nel tempo per soddisfare i bisogni delle persone.

Tipologie di aziende

Le aziende possono essere di due tipi:

- profit oriented: sono le imprese e agiscono sul mercato con lo scopo di conseguire utili

- non profit: sono le aziende che soddisfano i bisogni umani (Caritas, Stato, Comune, Onlus)
All’interno dell’azienda ci sono dei soggetti che possono essere:

- interni: i proprietari e i lavoratori dipendenti che rappresentano il soggetto economico perché ricevono il vantaggio economico dall’attività (i proprietari gli utili, i dipendenti le retribuzioni)

- esterni: i clienti, i fornitori, i finanziatori, le banche

Obiettivi e decisioni aziendali

L’obiettivo dell’impresa è quello di ottenere utili, per ottenerli è necessario prendere delle decisioni. Queste scelte riguardano la clientela da servire, il modo di produrre, dove produrre, come organizzare il lavoro e che forma dare all’impresa (società o impresa individuale). Queste scelte devono riguardare anche gli effetti che l’azienda produce, che possono essere economici (se assumono o licenziano persone), sociali (se la ricchezza è distribuita in modo equo), ambientale (se gli scarichi inquinano l’ambiente circostante).

Gestione e operazioni aziendali

La gestione è l’insieme delle operazioni compiute dall’impresa, e sono:

- operazioni di finanziamento: l’impresa guadagna il capitale per acquistare beni e servizi

- operazioni di investimento: l’impresa acquista i fattori produttivi

- operazioni di trasformazione tecnico-economica: l’impresa realizza il processo produttivo. Le imprese industriali trasformano le materie prime in prodotti finiti, le imprese commerciali distribuiscono la merce

- operazioni di disinvestimento: l’impresa vende i beni/servizi prodotti

Aspetti economici e finanziari

Tutte queste operazioni vengono analizzate secondo due aspetti:

- Aspetto finanziario: entrata e uscita di denaro

- Aspetto economico: costi e ricavi
Il ciclo economico inizia con il sostenimento dei costi per l’acquisto dei fattori produttivi e termina con il conseguimento dei ricavi.

Il ciclo finanziario inizia con il sorgere dei debiti verso i fornitori e finisce con il sorgere dei crediti verso i clienti

Il ciclo monetario inizia con l’uscita di denaro per il pagamento del debito e finisce con l’entrata di denaro per la riscossione del credito.

L’aspetto economico della gestione aziendale è collegato ai costi e ai ricavi

Costi aziendali

I costi sono gli oneri che l’azienda sostiene per acquistare i fattori produttivi e possono essere di tanti tipi:

- costi pluriennali: per acquistare i beni destinati ai processi produttivi

- costi per merci e materie: per acquistare beni destinati alla vendita o consumo immediato

- costi per servizi: per acquistare servizi

- costi per godimento di beni di terzi: per prendere in locazione (usare) un bene strumentale

- costi del personale: per le prestazioni dei lavoratori

- oneri diversi di gestione: costi di diversa natura

- costi finanziari: interessi passivi pagati per i finanziamenti ottenuti

- costi fiscali: per le imposte e per le tasse

Ricavi aziendali

I ricavi sono il corrispondente derivante dalla vendita di beni o dalla prestazione di servizi e possono essere:

- ricavi di vendita di merci e prodotti: ottenuti quando l’impresa vende prodotti o merce ai clienti

- ricavi originati da prestazioni di servizi: quando l’impresa presta un servizio

- altri ricavi e proventi: ricavi di diversa natura

- ricavi finanziari: interessi attivi riscossi per i finanziamenti concessi Il reddito

Concetto di reddito

Il reddito è dato dalla differenza tra ricavi e costi. Se è positivo prende il nome di utile se è negativo si chiama perdita. Può essere riferito all’intera vita dell’azienda e si chiama reddito globale oppure a un periodo amministrativo e prende il nome di reddito d’esercizio. Il reddito può essere anche calcolato come differenza tra capitale finale e capitale iniziale. Il reddito è rappresentato dalla situazione economica, un prospetto a due sezioni: a sinistra i costi e a destra i ricavi.

Patrimonio aziendale

È l’insieme dei beni che l’impresa ha in un determinato momento. Gli elementi che compongono il patrimonio vengono divisi in attività e passività.

Le attività si dividono in:

- immobilizzazioni: investimenti che hanno una durata di più anni e possono essere materiali (fabbricati, macchinari…), immateriali (brevetti, software…), finanziarie (partecipazioni e mutui attivi)

- attivo circolante: investimenti di breve durata. L’attivo circolante si suddivide in rimanenze (merci, prodotti…), crediti, disponibilità liquide (denaro in cassa, assegni, conto bancario e postale)

Le passività si dividono in:

- capitale proprio: apporti del proprietario, utili non ritirati e perdite d’esercizio

- capitale di debito: passività consolidate (debiti oltre i 12 mesi) e passività correnti (entro i 12 mesi)

Il patrimonio è rappresentato dalla situazione patrimoniale, un prospetto dove a sinistra si mettono le attività e a destra le passività. Se le attività sono minori delle passività l’azienda si ritrova in deficit patrimoniale.

I documenti e la contabilità aziendale

Documenti e contabilità aziendale

Ogni impresa ha bisogno di conservare i documenti delle operazioni effettuate nel tempo, quindi deve conservare i documenti originari emessi o ricevuti. Questi documenti costituiscono la prova delle operazioni compiuti con i terzi, la prova dell’autorizzazione data ad alcuni dipendenti di eseguire operazioni e la memoria o il controllo di tutte le operazioni compiute.

A partire da questi documenti l’azienda effettua le rilevazioni aziendali, che servono per controllare lo svolgimento della gestione, registrare le operazioni aziendali, valutare gli elementi del patrimonio aziendale, elaborare e rappresentare dati interni ed esterni all’azienda, individuare e prospettare soluzioni convenienti per eseguire le operazioni aziendali.

Tipi di scritture aziendali

Ci sono tanti tipi di scritture aziendali come:

- Scritture elementari

- Scritture sezionali

- Scritture complesse

- Scritture obbligatorie (libro giornale e libro degli inventari)

- Scritture facoltative (prima nota e scadenziari)

- Scritture contabili

- Scritture extracontabili

- Scritture antecedenti

- Scritture concomitanti

- Scritture consuntive

- Scritture cronologiche

- Scritture sistematiche

Il conto è lo strumento su cui si basano la maggior parte delle scritture aziendali. È un insieme di scritture relative a un determinato oggetto mediante il quale si evidenziano la grandezza iniziale e le successive variazioni. Il conto è contraddistinto da un codice numerico o alfanumerico e da una denominazione es: 08.20 conto Denaro in cassa. Dopo aver intestato il conto si accende con la prima registrazione. Dopo aver registrato le entrate in dare e le uscite in avere. La differenza tra dare e avere determina il saldo. L’eccedenza è la differenza tra il totale delle quantità scritte in una sezione e quelle scritte nell’altra. Per chiudere il conto bisogno calcolare il saldo e scriverlo nella parte dove il totale è minore in modo da pareggiarlo, se il saldo è 0 il conto è spento.

Le scritture elementari si riferiscono a singoli elementi o aspetti della gestione e sono scritti in forma libera. La prima nota è una scrittura che elenca in ordine cronologico le operazioni aziendali. È una scrittura facoltativa utilizzata per annotare le operazioni a scopo di memoria. Gli scadenziari sono scritture elementari che riportano le scadenze dei crediti e dei debiti derivati dalle operazioni di vendita e di acquisto.

Contabilità sezionali

Le contabilità sezionali sono scritture coordinate (di una sezione), relative a un determinato oggetto. Fanno parte delle contabilità sezionali:

- La contabilità di cassa: registra i movimenti intervenuti nei valori in cassa che derivano da riscossioni e pagamenti in denaro contante, assegni bancari e circolari. Permette di determinare la consistenza della cassa tramite una formula; Consistenza iniziale + entrate – perdite = Consistenza finale

- La contabilità delle banche: registra i movimenti dei conti correnti bancari derivanti dalle operazioni aziendali. Tali operazioni sono provate da assegni, ricevute, lettere, estratti conto, ecc.… Nella sezione Dare vanno le entrate per versamenti, gli assegni e i bonifici. Nella sezione Avere vanno le uscite per emissione di assegni

-b La contabilità delle vendite che è formata da: il registro delle fatture emesse, dove sono annotate tutte le fatture di vendita in ordine cronologico, il partitario clienti, formato dai conti intestati ai clienti che evidenziano i crediti, scadenziario dei crediti e delle cambiali e il registro delle cambiali attive, dove sono annotati il carico e lo scarico dei pagherò ricevuti e delle cambiali tratte emesse.

- La contabilità degli acquisti formata da: il registro delle fatture ricevute, il partitario fornitori, lo scadenziario dei debiti e delle cambiali e il registro delle cambiali passive

- La contabilità di magazzino, che rileva i movimenti in entrata (carico) e in uscita (scarico) di merci, materie di consumo, materie prime, semilavorati e prodotti finiti. Si compone di: giornale di magazzino, dove sono registrati in ordine cronologico i movimenti degli articoli trattati (comprovati dai documenti di consegna e trasporto, fatture, ecc.…) e delle schede di magazzino, dove sono annotati per singolo articolo i movimenti in entrata ed uscita.

- La contabilità del personale, che è costituita dal complesso delle scritture riguardanti i rapporti con i lavoratori e dal libro unico del lavoro, dove vengono annotate in ordine cronologico le generalità di ciascun lavoratore e i dati inerenti alla retribuzione, alle somme erogate, alle trattenute effettuate e dal calendario delle presenze

- La contabilità dei beni strumentali, che rileva le operazioni relative ai beni strumentali dal momento dell’acquisizioni a quello della dismissione.

Scritture obbligatorie e normative

Le scritture obbligatorie sono imposte da norme civili, fiscali e dalla legislazione a tutela del lavoro.

L’imprenditore ha l’obbligo di tenere il libro giornale, il libro degli inventari e il libro mastro.
La normativa fiscale impone alle imprese di tenere scritture ordinate che consentano agli uffici fiscali di accertare i redditi dichiarati dai contribuenti e di instaurare rapporti più trasparenti con l’Amministrazione finanziaria. Questi adempimenti dipendono dal regime contabile applicato che determina i libri, i registri e le scritture che l’impresa deve tenere. I regimi previsti dalle norme fiscali sono:

- il regime di contabilità ordinaria, per tutte le società di capitali e per le società di persone e le imprese individuali con ricavi superiori a 400.000 euro se sono imprese di servizi, altrimenti 700.000 euro. Questi contribuenti sono obbligati a tenere il libro giornale, il libro degli inventari, il libro mastro e le scritture di magazzino.

- il regime di contabilità semplificata, per le imprese individuali e le società di persone con ricavi inferiori a 700.000 euro. Questi possono tenere solamente i registri IVA con le informazioni riguardanti le rimanenze di magazzino e i componenti positivi e negativi di reddito non rilevanti ai fini IVA

- il regime di contabilità forfetario, solo per le imprese individuali e ai lavoratori autonomi la cui attività rientra nei limiti della legge. Questo regime consente notevoli semplificazioni ai fini IVA (esonero della liquidazione e versamento periodico dell’imposta e conservazione dei relativi registri e relative dichiarazioni) e ai fini contabili, prevede la determinazione forfetaria del reddito da assoggettare a un’unica imposta.

Adempimenti IVA

L’IVA è un’imposta proporzionale che si calcola applicando alla base imponibile un’aliquota percentuale. Le norme IVA impongono una seria di adempimenti:

- adempimenti straordinari: comunicazione unica, comunicazione in caso di variazione e cessazione di attività da presentare per via telematica all’Agenzia delle entrate

- adempimenti periodici: liquidazione, versamenti, comunicazione e dichiarazioni effettuati entro le scadenze stabilite dalla legge

- adempimenti continuativi: emissione di fatture in formato elettronico, memorizzazione elettronica e trasmissione telematica all’Agenzia delle entrate.

La liquidazione IVA avviene con periodicità mensile per le imprese in regime IVA ordinario e trimestrale per le imprese in regime IVA semplificato. L’IVA da versare è calcolata come differenza tra IVA a debito (riscossa sulle vendite) e IVA a credito (pagata sugli acquisti). Se l’IVA a debito supera l’IVA a credito bisogna versala altrimenti si ha un credito IVA che può far diminuire l’importa da versare il mese o trimestre successivo.

Il versamento IVA deve essere effettuato entro:

- il giorno 16 del mese successivo se la liquidazione è mensile

- il giorno 16 del secondo mese successivo, se è trimestrale

Il versamento deve essere effettuato per via telematica tramite modello F24

Le imprese devono presentare trimestralmente una comunicazione dei dati contabili riepilogativi delle liquidazioni periodiche IVA, questa comunicazione deve essere presentata entro l’ultimo giorno del secondo mese successivo a ogni trimestre. Infine le imprese hanno l’obbligo di prestare la dichiarazione annuale IVA separata dalla dichiarazione dei redditi, tra il 1° Febbraio e il 30 Aprile.