Riassunto esame Organizzazione aziendale (Progettazione Organizzativa)

Organizzazione aziendale (Progettazione organizzativa)

Capitolo 1: Come nasce il problema organizzativo

Le organizzazioni sono insiemi di persone, di risorse (materiali e immateriali) e di relazioni tra loro coordinate in vista del raggiungimento di un comune obbiettivo. Esse sono inoltre inserite in un definito contesto ambientale, con il quale interagiscono in continuazione.

Le organizzazioni nascono per ragioni di natura economica, infatti ci sono attività che possono essere realizzate da un solo individuo, perché ha le competenze per svolgere in modo adeguato tutte le fasi di produzione (in questo caso il problema organizzativo c’è ma non si pone dato che viene risolto nella testa dell’individuo), ma una volta che la domanda aumenta e nasce la necessità di avere almeno un collaboratore, il problema organizzativo diventa più complesso e deve essere gestito.

Si pone così il problema della divisione del lavoro, ma comunque ci saranno solo transazioni tra i due soggetti ed è quindi un tipo di coordinamento semplice (coordinamento a vista). Una volta che il volume d'affari aumenta ancora di più si manifesta il bisogno di assumere più persone e di affidare ad ognuno di loro una fase di lavorazione, infatti è più conveniente scomporre le attività in varie parti e attribuirle a persone diverse, in questo modo si creano le condizioni affinché ciascuna persona specializzandosi diventi più abile ed efficiente.

Divisione del lavoro: vantaggi e svantaggi

La divisione del lavoro ha delle conseguenze:

• Implicazioni organizzative e sociali: queste implicazioni portano al concetto di specializzazione. Le implicazioni organizzative sono che più una persona si specializza e meno è in grado di svolgere altre attività; implicazioni sociali sono che a seconda di come suddivido il lavoro posso creare contesti sociali in cui le persone collaborano oppure no. Il grado di specializzazione porta a trovare il numero e la varietà delle attività svolte.

Quando la specializzazione è elevata porta a dei vantaggi e a degli svantaggi:

• Vantaggi: maggiore velocità a svolgere i compiti, riduzione dei tempi morti, maggiore destrezza e quindi meno errori, facilità di sostituzione della persona (dato che svolge una sola attività), sviluppo massimo degli utensili/macchinari.
• Svantaggi: costi per il maggior bisogno di coordinamento, difficile ricollocamento della persona data la rigidità di apprendimento di altre mansioni (incapacità addestrata), demotivazione per la ripetitività del compito.

La specializzazione consente di realizzare:

• Economie di specializzazione: aumento di produttività o diminuzione dei costi medi unitari di produzione grazie all’aumentare della divisione del lavoro, che consente rendimenti ottimali.
• Economie di apprendimento: diminuzione del costo medio di produzione di un bene o servizio per effetto dell’accumulo di conoscenza e della maggiore abilità derivanti dalla ripetizione di una certa attività o processo.
• Economie di scala produttive: diminuzione del costo medio di produzione di un bene o servizio grazie all’aumento della dimensione dell’impianto (dovuto alla specializzazione), e alla distribuzione dei costi fissi su una produzione maggiore.

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• Implicazioni tecniche: queste implicazioni della divisione del lavoro portano invece al concetto di interdipendenza, che è quel complesso di condizionamenti che si generano per lo svolgimento di attività assegnate a persone diverse, e possono essere positivi o negativi (es. negativo: un problema di una singola persona in una catena di montaggio la interrompe tutta).

Coordinamento

Specializzazione e interdipendenza portano al bisogno di coordinamento. Ci sono 3 macro categorie di strumenti di coordinamento: la gerarchia, le convenzioni e il mercato (che approfondiremo in seguito).

In conclusione, la divisione del lavoro genera quindi dei vantaggi economici ma fa emergere anche il fabbisogno di coordinamento, per dare “unità” alle singole parti. Quanto più è estesa la specializzazione, tanto più importante è il ruolo del coordinamento e tanto più complessi sono i meccanismi da utilizzare, cioè il coordinamento è l’essenza dell’organizzazione.

I soggetti, i sistemi e le popolazioni

Con la nascita dell’impresa, i soggetti operano attraverso strutture che servono per coordinare gli apporti individuali verso il raggiungimento degli obbiettivi. È importante quindi approfondire la relazione che c’è tra i soggetti e le strutture. Per studiare questa relazione possiamo usare diversi approcci, che si possono focalizzare sui soggetti, sui sistemi organizzativi o sulle popolazioni di organizzazioni (questi diversi orientamenti fanno capo a scuole diverse).

I soggetti

I soggetti sono l’imprenditore, chi governa l’azienda, i dipendenti/lavoratori e i collaboratori (stakeholder). È importante quindi capire come questi soggetti agiscono, in modo da riuscire ad influenzare il loro comportamento.

Una domanda importante da farsi è come l’organizzazione considera il proprio rapporto con tali soggetti, ci sono due concezioni: la concezione oggettiva (secondo la quale l’azienda decide come fare le cose e il soggetto esegue), e la concezione soggettiva (secondo la quale l’impresa sollecita l’impegno e il coinvolgimento del soggetto).

Un’altra domanda importante da porsi è se il soggetto può dare un contributo generico o specifico: ci sono due visioni, la visione deterministica secondo la quale i comportamenti dei soggetti possono essere determinati a priori, quindi tutte le volte che si presenterà la situazione A il soggetto metterà in atto il comportamento B (teorie classiche); e la visione possibilistica secondo la quale quando si presenta una situazione il soggetto ha un ventaglio di scelte e quindi l’azienda non è in grado di dire quale scelta effettivamente verrà presa, può solo influenzare tale decisione attraverso la formazione e il coordinamento (teorie dell’intersoggettività).

Ci sono diverse teorie che hanno posto l’attenzione sul soggetto:

• Teorie classiche: considerano l’organizzazione come il mezzo da plasmare per raggiungere i fini di chi sta al comando, che diventa l’unico soggetto rilevante. L’imprenditore opera secondo il principio di razionalità, cioè agisce cercando di ottenere il massimo beneficio personale, tralasciando ogni altra considerazione di tipo sociale, psicologico o culturale che interferirebbe con la massimizzazione del risultato.

L’assunzione che fanno tutte le teorie classiche è la visione dell’organizzazione sotto un profilo oggettivo, cioè i soggetti devono seguire le direttive tralasciando la volontà individuale. Quindi le soluzioni organizzative devono ridurre l’arbitrarietà e prevedere un centro decisionale che ha l’obbiettivo di far lavorare tutti al meglio. Da questo ne deriva che venga assunta anche l’ipotesi che gli attori siano facilmente interscambiabili, perché tutti prendono comunque le stesse decisioni.

Queste teorie sono raggruppate sotto il termine sistema razionale e includono: il taylorismo, le teorie sulla razionalità burocratica e la teoria della direzione amministrativa.

• Il taylorismo (Taylor, USA, 1911) si rifà allo studio fatto da Taylor sul miglioramento dell’efficienza produttiva e sui metodi di organizzazione del lavoro, chiamato l’organizzazione scientifica del lavoro (OSL). L’OSL agisce attraverso la divisione del lavoro molto accentuata, basata sullo studio dei tempi e dei metodi di lavoro. La trasformazione dell’organizzazione in scienza avviene attraverso 5 strumenti:
  • Suddivisione del lavoro in azioni elementari per individuare la modalità ottima di svolgimento di ogni compito, sulla base dei tempi e dei costi;
  • Selezione e addestramento dei lavoratori, per cercare la persona migliore per l’attività da effettuare (N.B.: abbiamo detto che tutti i soggetti sono uguali e facilmente interscambiabili, per Taylor i soggetti sono tutti uguali nel senso che sono considerati solo per le loro caratteristiche fisiche e non mentali);
  • Instaurazione di rapporti di stima e collaborazione tra direzione e manodopera;
  • Restrizione dei campi di competenza dei capi, introducendo dei livelli gerarchici intermedi. Quindi gli operai obbediscono a più superiori, ciascuno dei quali si occupa di un aspetto particolare del lavoro;
  • Infine vengono posti degli obbiettivi di produttività e un sistema di incentivi monetari per chi li raggiunge.

In questo modo si afferma il concetto di “one best way”, cioè per ogni problema esiste sempre un’unica soluzione raggiungibile con metodi di ricerca scientifica. A questa teoria sono state mosse delle critiche in quanto mancano delle motivazioni diverse da quella del denaro, inoltre c’è anche la mancanza dell’aspetto sociale del lavoro quindi c’è un trattamento dell’uomo come una macchina e anche un certo sfruttamento del lavoratore per l’intensificarsi dei ritmi di lavoro.

• La teoria burocratica (Weber, Germania, 1922) si basa sui lavori di Weber che definisce la burocrazia come l’apparato amministrativo per esercitare l’autorità nel sistema organizzativo. L’autorità ha due fondamenta: autorità legale (nel senso che ad un soggetto è stato assegnato formalmente un ruolo e quindi esso ha il diritto di ricoprire tale ruolo) e autorità razionale (la persona che occupa tale posizione la occupa non solo perché gli è stata assegnata formalmente ma anche perché ha le competenze e le conoscenze per ricoprire tale ruolo; teoricamente le conoscenze del soggetto comprendono le conoscenze dei ruoli gerarchicamente inferiori).

I tratti distintivi di questa teoria sono:

• Divisione del lavoro sulla base di regole generali;
• Presenza di regole generali che se applicate alle situazioni specifiche permettono di orientare il comportamento degli attori in modo da garantire uniformità, equità, continuità e stabilità dei comportamenti;
• Gerarchia degli uffici e dipendenza gerarchica;
• Preparazione e competenze adatte per il ruolo da ricoprire, in modo da mantenere la divisione del lavoro sulla base di unità organizzative specializzate;
• Dovere di fedeltà all’ufficio e non alle persone che lo ricoprono, in questo modo si separa l’attività professionale da quella privata del funzionario.

• La teoria della direzione amministrativa (Fayol, Francia) si basa sugli studi di Fayol sulla funzione direzionale e sulla ricerca di principi scientifici per il suo svolgimento. Secondo questa teoria la funzione direzionale è:
  • Essenziale, cioè deve essere svolta per forza all’interno dell’impresa;
  • Universale, cioè è presente in qualsiasi impresa, a prescindere che sia semplice o complessa, piccola o grande;
  • Ha una propria identità che si concretizza nella determinazione degli obbiettivi da raggiungere e le modalità per farlo;
  • Si articola in cinque componenti: programmare (scrutare l’avvenire e redigere il programma d’azione), organizzare (predisporre le risorse materiali e umane per lo svolgimento delle attività), comandare (gestire i collaboratori), coordinare (fare in modo che tutti gli sforzi convergano verso un obbiettivo comune), controllare (valutare la conformità dei comportamenti e delle azioni rispetto alle regole e agli ordini);
  • Pervasiva e diffusa, cioè è presente in tutta l’organizzazione. Mano a mano che si cresce nel livello gerarchico le capacità direzionali diventano più rilevanti rispetto alle capacità tecniche.

Fayol ha elaborato 14 principi o regole che consentono di svolgere in modo efficace la funzione direzionale (le più importanti: autorità e responsabilità, unità di comando, accentramento, gerarchia o principio scalare). Rispetto all’idea di Taylor, quella di Fayol differenzia per la concezione dell’organizzazione che secondo quest’ultimo ci deve essere una gerarchia e un solo capo, al massimo ci possono essere solo dei consiglieri (unità di comando), mentre secondo Taylor ci possono essere più soggetti che hanno l’autorità decisionale.

Quindi secondo le teorie classiche i soggetti sono tutti prevedibili, dandogli prospettive economiche maggiori loro diranno sempre sì a tutte le direttive dell’imprenditore.

• Teorie dell’intersoggettività: questo gruppo di teorie abbandona la rigidità della razionalità economica e assume una visione possibilistica. L’organizzazione tiene conto ora delle specificità individuali. Il soggetto, con la sua esperienza, le sue conoscenze, la sua integrazione nell’organizzazione, acquisisce per l’impresa un valore specifico (i soggetti non sono più considerati come facilmente interscambiabili). Si viene a creare una interdipendenza tra gli obbiettivi dei vari soggetti, ogni soggetto ha interesse a tener conto dei fini degli altri e anche dell’organizzazione. Questa viene chiamata razionalità intersoggettiva (o relativa), ed è presente nelle teorie delle decisioni e nella teoria degli stakeholder.

• Teorie delle decisioni (approfondimento cap. 2) si focalizzano sempre sul soggetto, ma un soggetto più “umano” (rispetto al soggetto delle teorie classiche con razionalità assoluta) che è solo intenzionalmente razionale. La razionalità essendo relativa è limitata e intenzionale, perché dipende dai limiti cognitivi e dall’obbiettivo individuale del soggetto. La conseguenza di questa considerazione è che il soggetto non è più prevedibile, il suo comportamento diventa incerto.

La teoria delle decisioni studia proprio la decisione come processo (e non come fatto istantaneo come nella teoria classica), che è diviso in fasi che permettono al soggetto di acquisire dati per arrivare alla decisione migliore per il fine individuale. Essendo le persone non più considerate come interscambiabili tra loro viene studiata anche la possibilità che le decisioni possano coinvolgere più persone per fare uno scambio di idee e opinioni con soggetti con competenze diverse. Secondo questa teoria l’organizzazione serve per definire delle premesse decisionali, cioè dei criteri di scelta, a cui i soggetti devono attenersi. Questo porta anche all’introduzione del fenomeno della delega, infatti la presenza dei criteri di scelta, permette di delegare una decisione a livelli gerarchici più bassi senza perdita di controllo da parte del vertice.

• Teoria degli stakeholder aiuta a capire come si comportano gli attori direttamente e indirettamente coinvolti nelle scelte organizzative. Sono considerati stakeholder tutti i soggetti che non solo hanno interessi o aspettative su quello che fa l’organizzazione, su come lo fa e dei risultati che produce, ma hanno anche il potere di condizionarne le scelte e le decisioni. Gli stakeholder possono essere interni, come gli azionisti, i management e i lavoratori, e possono essere esterni, come i consumatori, i fornitori, le autorità pubbliche, i sindacati e i cittadini (es. i cittadini hanno interesse che l’impresa non inquini l’aria e hanno il potere in caso questo si verifichi di fare pressioni sulle autorità locali o di intaccare la reputazione dell’impresa).

• Teorie motivazionali studiano l’uomo all’interno dell’organizzazione non più spinto solo dal punto di vista economico, ma anche come soggetto con motivazioni determinate da bisogni fisici, psicologici e sociali. Vengono quindi studiate le leve organizzative più giuste per indurre i comportamenti coerenti agli obiettivi individuali e aziendali, quindi la sfera emotiva, se correttamente gestita, porta ad un miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dei comportamenti organizzativi.

• Teorie fenomenologiche: postulano che l’organizzazione esiste solo perché gli individui la percepiscono come struttura e conferiscono ad essa un significato comune, un’interpretazione comune. Nulla esiste al di fuori dei flussi di esperienza a cui i soggetti conferiscono un significato. Niente all’interno dell’organizzazione può essere considerato come una cosa solo oggettiva, tutto è sottoposto a dei processi interpretativi di tipo individuale o di tipo collettivo (es. una procedura che sulla carta dovrebbe essere fatta in un certo modo, sarà sottoposta con il tempo all’interpretazione dei soggetti che la usano, eliminando magari quello che secondo loro non serve e dandogli così alla fine un significato interpretativo comune). Quindi anche se un organigramma può far pensare ad una struttura formalizzata di compiti, questi esistono solo perché gli attori organizzativi si accordano sul loro significato.

I sistemi organizzativi

I sistemi, quelle entità che si formano per effetto dell’interazione tra gli individui, hanno un fondamento economico ma anche sociale e psicologico.

Le teorie che si focalizzano sui sistemi, analizzano quelle entità che pur essendo frutto di azioni e decisioni degli uomini, hanno assunto una loro autonomia, sviluppando un’inerzia che le mantiene in vita e ne consente lo sviluppo (l’organizzazione non è più legata all’individuo). In condizioni normali i sistemi tendono a mantenere invariata nel tempo la propria forma, tendono quindi a resistere anche ai tentativi del soggetto che comanda di plasmare l’organizzazione secondo le proprie necessità perché l’organizzazione non scaturisce solo dalle scelte intenzionali dei soggetti di comando.