Carta comercial

La carta comercial

Este tipo de carta es el medio de comunicaciòn màs importante, utilizado entre empresas o entre empresas y particulares. Su contenido normalmente es formal y tiene un caràcter oficial. Por este motivo, a la hora de scribir una carta comercial hay que seguir un esquema bastante rìgido y por supuesto no se puede scribir a mano. El tamano de la hoja es DIN A-4 normalmente de color blanco. Escribir una buena carta comercial es esencial que:

• ordenador, para impresionar a nadie que reciba


• precisa, para evitar malos entendidos


• cortés, para preservar las buenas relaciones

En ella no sòlo es importante el contenido, sino tambien la presentaciòn. Como organizaciòn la carta se divide en: Encabezamiento, desarollo y cierre.

En el encabezamiento se encuentran los siguientes elementos en el seguiente orden: el “membrete” con los datos de la empresa o persona que escribe; el lugar y la fecha; los datos del destinatario de la carta (nombre y direcciòn) y por ùltimo la referenzia que es el conjunto de numeros o letras que identifican el tipo de carta o el asunto de que trata.

En el desarollo se escribe la informaciòn que se desea trasmitir y se presenta de la siguiente forma: saludo, cuerpo de la carta donde se expone el asunto y despedida en la cual se emplean formas de cortesìa.

En el cierre se escribe la antefirma (el nombre de la empresa), la firma y por ùltimo la aclaraciòn de la firma con el nombre completo de la persona que firma y su puesto en la empresa. Ademas, se posible andir un anexo o adjunto con la enumeraciòn de los documentos, cuando la carta va acompanada de otros documentos.

Cartas comerciales

Existen diferentes tipos de cartas comerciales, entre ellas encontramos:

1. La carta de oferta


2. La carta de pedido


3. La carta de reclamaciòn

La carta de oferta

Es un documento mediante el cual las empresas ofrecen a sus clientes produco o servicios. Este documento tiene los siguientes aspectos:

• El motivo de la oferta


• Las caracteristicas y precios de los produco


• El perìodo de duraciòn de la oferta


• La forma de adquisiciòn (modo de pago y lugar de entrega)

La carta de pedido

Es un documento mediante el cual se solicita el producto que se quiere comprar. Normalmente la carta de pedido es una respuesta a una carta de oferta precedente, por este motivo el clienteya conoce las caracteristicas del producto, el precio, ecc...

Este documento tiene los siguiente aspectos:

• El producto que solicita


• La indicaciòn de la forma y condiciones de pago


• La indicaciòn de la fecha de entrega deseada


• La direcciòn en la que se tiene que entregar el pedido


• La forma de transporte preferida

En este proceso de comunicaciòn del pedido, es normal que se envìe una carta de remiciòn para comunicar al cliente que se ha enviado el pedido, rientra que el cliente envìa una carta de recepciòn para confirmar que ha recebido el pedido en buen estado y se devuelvan los documentos firmados.

La carta de reclamaciòn

Es un documento en el que se presenta una queja y se pide una soluciòn al problema. Este documento tiene el seguiente aspecto:

1. Se tiene que senalar con claridad la queja, es decir si se refiere al producto, a la cantidad o al precio


2. El tono debe ser siempre respetuoso

En este proceco de comunicaciòn de la reclamaciòn, es normal que se envìe una carta explicativa donde se reconoce o no el error, y se indica la soluciòn al problema.

Ejemplo

Encabezamento: Madrid, 12 de mayo de 20…
Hermanos…….
Direcciòn…….
Referencia………..
Desarollo: Distinguidos Senores:
cuerpo de la carta
saludos
Cierre: Antefirma(nombre de la empresa)
Firma de la persona que escribe
Anexo (si hay documentos adicionales)