Concetti Chiave
- Non esiste uno standard universale per le e-mail formali; si applicano variazioni dello stile epistolare classico.
- Un’e-mail ben scritta richiede tempo, nonostante la rapidità della comunicazione via email rispetto alla corrispondenza cartacea.
- È fondamentale scegliere un buon indirizzo di posta e scrivere un oggetto chiaro per evitare che l’e-mail venga considerata spam.
- Utilizzare appellativi appropriati come "Egregio" o "Gentile" in base al grado di formalità richiesto e specificare il mittente solo alla fine.
- Essere semplici e diretti nel corpo dell’e-mail, evitando l’uso di maiuscole e punti esclamativi.
Per scrivere un’e-mail formale non esiste ancora uno standard universalmente riconosciuto, ma si tende ad applicare con alcune variazioni lo stile epistolare classico.
Anche se la comunicazione scritta via e-mail è per definizione più rapida e
immediata di quella cartacea, un’e-mail ben scritta richiede del tempo.
Elementi essenziali di un'e-mail
1. Scegliere un buon indirizzo di posta (preferibilmente con nomecognone@);
2. Scrivere l’oggetto della e-mail (è meglio scrivere sempre l’oggetto dell’e-mail, molte volte, le e-mail senza oggetto, vengono archiviate come spam);
3. Scegliere tra Egregio, Caro e Gentile (se si scrive ad una persona fisica);
4. Presentarsi;
5. Dichiarare la ragione per cui si scrive;
6. Il corpo della e-mail;
7. Formule di saluto (ringraziamento e congedo);
8. Inserire il mittente solo dopo che si è terminata la e-mail.
• Se l’indirizzo di posta non è nominale scrivere l’intestazione della e-mail (all’attenzione di …)
• Se non conosciamo il nome del destinatario possiamo rivolgerci alla carica generica che leggerà l’e-mail (responsabile delle risorse umane, Presidente del corso di Laurea ecc.)
• Usare l’appellativo “spettabile” (spett.le – spett.) quando ci si rivolge a un ufficio, una ditta, una società, un’azienda, una direzione ecc.
• Non lasciare mai in bianco l’oggetto.
• Usare un massimo di 6-8 parole selezionando le più importanti.
• Essere semplici e diretti.
• Non usare il maiuscolo e i punti esclamativi.
• Mai iniziare una frase e continuare nella mail.
• Gentile: poco formale (un tempo usato per lo più per le donne).
• Egregio: formale (come ‘distinto’). Al giorno d’oggi usato sempre meno frequentemente.
• Ringraziare per la disponibilità
• Cordiali saluti\distinti saluti
• Firmarsi sempre con nome e cognome
Domande da interrogazione
- Quali sono gli elementi essenziali da includere in un'e-mail formale?
- Come si deve scegliere l'intestazione di un'e-mail se non si conosce il destinatario?
- Quali sono le raccomandazioni per scrivere l'oggetto di un'e-mail?
Gli elementi essenziali includono un buon indirizzo di posta, un oggetto chiaro, un saluto appropriato, una presentazione, la ragione della comunicazione, il corpo dell'e-mail, formule di saluto e la firma con nome e cognome.
Se non si conosce il nome del destinatario, è consigliabile rivolgersi alla carica generica che leggerà l'e-mail, come "responsabile delle risorse umane" o "Presidente del corso di Laurea".
È fondamentale non lasciare mai l'oggetto in bianco, utilizzando un massimo di 6-8 parole selezionando le più importanti, per evitare che l'e-mail venga archiviata come spam.
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