Concetti Chiave
- L'accesso al sistema e la gestione delle informazioni sono regolati da criteri di abilitazione definiti dal responsabile del servizio.
- Le PA utilizzano funzioni minime e comuni per accedere ai protocolli di documenti, basandosi su criteri specifici come mittente, destinatario e data.
- Ogni amministrazione deve istituire un servizio per la tenuta del protocollo informatico, affidato a un dirigente o funzionario.
- Il servizio di tenuta è responsabile di garantire la registrazione corretta dei documenti, la conservazione sicura e il ripristino del sistema in caso di guasti.
- Il servizio vigila sull'osservanza delle disposizioni da parte del personale autorizzato e gestisce le autorizzazioni per le operazioni di accesso e modifica.
Accesso e criteri di abilitazione
Accesso a sistema, ricerca, visualizzazione e stampa delle informazioni sono disciplinate da criteri di abilitazione stabiliti da responsabile di tenuta del servizio.
La ricerca di informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione basate su tutti i tipi di informazioni registrate.
Funzioni minime e comuni
PA che accedono a sistemi di gestione informatica di documenti attraverso rete unitaria delle PA usano funzioni minime e comuni di accesso per ottenere informazioni su:
- numero e data registrazione di protocolli di documenti, attraverso oggetto, data spedizione, mittente, destinatario
- numero e data registrazione di protocolli di documenti ricevuti, attraverso data e numero di protocollo attribuiti da PA
Compiti del servizio di tenuta
Ogni amministrazione istituisce servizio per tenuta del protocollo informatico, della gestione dei documenti e degli archivi in ogni grande area organizzativa omogenea. Al servizio è preposto dirigente o funzionario.
Servizio ha i compiti di:
- attribuire livelli di autorizzazione per accesso (consultazione, inserimento e modifica)
- garantisce che operazioni di registrazione e segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni
- garantisce corretta produzione e conservazione registro giornaliero di protocollo
- cura funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie da ripristinare in 24 ore o nel più breve tempo possibile
- conserva copie in luoghi sicuri e diversi
- garantisce funzionamento di strumenti e organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione documenti e flussi documentali, incluse funzionalità di accesso a attività di gestione degli archivi
- autorizza operazioni di annullamento
- vigila su osservanza delle disposizioni da parte del personale autorizzato e incaricati
Domande da interrogazione
- Quali sono i criteri di accesso al sistema di gestione informatica dei documenti?
- Quali funzioni minime devono essere utilizzate dalle PA per accedere alle informazioni?
- Quali sono i compiti principali del servizio di tenuta del protocollo informatico?
L'accesso al sistema è disciplinato da criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile del servizio, che definisce le modalità di ricerca, visualizzazione e stampa delle informazioni.
Le PA devono utilizzare funzioni minime e comuni per ottenere informazioni su protocolli di documenti, come numero e data di registrazione, oggetto, mittente e destinatario, sia per documenti inviati che ricevuti.
Il servizio di tenuta ha il compito di attribuire livelli di autorizzazione, garantire la registrazione e conservazione dei documenti, mantenere la funzionalità del sistema e vigilare sull'osservanza delle disposizioni da parte del personale autorizzato.
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