Organizzazione aziendale - Appunti

1. Organizzazione delle risorse umane

Organizzazione sia di persone che di strumenti → attraverso le persone che lavorano in azienda dal top management a tutte le risorse umane impiegate.

L’alta direzione e la catena del valore di Porter

L’alta direzione, top management → catena del valore di Porter. Organizzazione dell’attività aziendale in 9 attività: → → → 5 attività primarie: logistica in entrata, attività operative, logistica in uscita, prodotti e servizi, vendita e supporto marketing, servizi post-vendita.

Queste sono supportate da 4 attività di supporto: attività infrastrutturali, macchine, strumenti, fabbricati, ecc., risorse umane, tecnologia, si sovrappone con attività infrastrutturali, attività per approvvigionarsi di beni e di servizi + l’alta direzione: decide cosa l’azienda deve fare ↓.

Articolazione dell’alta direzione

• Soci.
• Organi di controllo esterno: collegio sindacale o diverse strutture possibili.
• Alta direzione: presidente dell’assemblea.
• CdA o amministrazione unico.
• Organi di staff a supporto del CdA.
• Comitato esecutivo: braccio operativo del CdA.
• Organi di controllo interno: revisori interni, controllo qualità, controllo strategico…
• Direzione generale.
• Organi di staff.
• Comitati di direzioni.
• Direzioni operative, d. commerciale, d. produzione, d. logistica …

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Modi con la quale l’alta direzione si può interfacciare con l’azienda

Likert ha individuato vari stili di direzione, individuando dall’imprenditore assoluto, diverse sfumature, fino all’assetto manageriale assoluto.

• Imprenditore assoluto → deus machina: socio che ha costruito l’azienda, es. PMI o Esselunga di Caprotti, Ferrero.
• Imprenditore relativo → presenza di manager nell’alta direzione.
• Imprenditore manageriale → manageriale relativo: manager sono più visibili e preponderanti degli imprenditori, es. FIAT con Marchionne.
• Manageriale assoluto → proprietà assente, con azionariato diffuso. Società quotate in borsa.

Spesso si dice che per crescere l’azienda deve uscire dalla logica imprenditoriale e deve coinvolgere manager ai quale dare ruoli importanti.

Lo stile di direzione

Quali possono essere gli atteggiamenti con cui la direzione comanda.

• Autoritario: vengono comunicati obbiettivi e decisioni già prese. C’è un capo che decide tutto, entrando anche in situazioni di dettaglio, obiettivi facilmente delegabili, senza delegare nulla.
• Autoritario manipolativo: il capo cerca di dimostrare che gli obiettivi e le decisioni prese sono le migliori possibili, coinvolge in qualche modo gli altri soggetti.
• Autoritario benevolo: il capo presenta gli obiettivi e le decisioni, sollecita una discussione, senza tuttavia una reale volontà di cambiare le decisioni già prese. Fa finta di sollecitare una discussione.
• Para consultivo: il capo presenta gli obiettivi e le decisioni già prese, ma che possono essere cambiate dando tuttavia l’onere della prova ai collaboratori. Difficoltà per il collaboratore nell’affermare che le sue decisioni sono migliori del capo, spesso su un futuro incerto o situazioni non confrontabili tra loro.
• Consultivo: il capo presenta il problema, discute con i collaboratori, analizza le proposte e si riserva di decidere. Prende la decisione finale facendo partecipare i collaboratori alla sua idea, anche raddrizzandola e mettendola a punto.
• Partecipativo: il capo lascia la decisione al gruppo di collaboratori in cui si è inserito, influenzandolo con la sua autorevolezza. Il capo conta circa come gli altri e ognuno porta la sua idea. Ci sono poi delle metodiche per affrontare le discussioni come OdG con punti, brainstorming, freewheeling, a ruota libera, dipende dalle esigenze.
• Autocontrollo: il capo lascia i collaboratori la decisione entro i limiti fissati dal suo diretto superiore. Delega altri a decidere che cosa fare, ponendo solamente i limiti entro i quali stare, es. budget.

Persone che lavorano in azienda

In azienda ci sono molteplici ruoli e persone che lavorano a vario titolo.

• Soci: che possono partecipare all’attività aziendale, ma lo devono fare con un ruolo, dipendente o amministratore. Differenze di visione tra i soci dovrebbero portare ad una decisione più corretta ed in linea con le esigenze, altrimenti è più probabile che si facciano errori.
• Imprenditori: o socio unico, colui che ha costruito l’azienda.
• Amministratori.
• Dipendenti: persone assunte a libro paga. Hanno vari ruoli: dirigenti; quadri, impiegati di alti livelli ma non dirigenti; impiegati, coloro che svolgono varie funzioni in azienda impiegatizie; operai, coloro che svolgono le funzioni operative.

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• Interinali: spesso nel ruolo dell’operaio, sono dipendenti di altre aziende che reclutano personale, da affittare/prestare in varie aziende, solitamente cosa un po’ di più di un operaio assunto: retribuzione + margine dell’azienda che li “affitta” – costo elastico, in quanto potrei averne bisogno come no.
• Collaboratori esterni: Co. Co. Co., collaborazione coordinata continuativa, anche l’amministratore ha un contratto co.co.co.; Co. Co. Pro., collaborazione coordinata a progetto – svolgono delle attività mirate ad un particolare progetto, periodo determinato; prestazioni occasionali, prestazione ben definita in azienda; agenti di commercio, c.d. “rappresentanti”, girano per le aziende in tentata vendita o promozione del prodotto/servizio, molto tecnici; professionisti, legali, tecnici, amministrativi, fiscali, qualità …
• Stagisti: inquadrati con un particolare ruolo e contrattualistica.

Le competenze in azienda

Valgono anche per l’alta direzione ma molto meno, in quanto spesso si è top manager in quanto si ha la proprietà dell’azienda.

Possono essere classificate attraverso 5 aree:

• Di base: il comportamento/atteggiamento delle persone, il modo di parlare/muoversi, la conoscenza del computer, lingua italiana/inglese, internazionali.
• Di ruolo: a seconda se devi comandare delle persone: ruolo di comando o di subalterno, se si hanno un certo numero di persone da coinvolgere o poche, se hai un rapporto con dei capi o non.
• Funzionali → saper svolgere le proprie funzioni adeguate al ruolo che si ha, competenze tecniche/conoscitive. Rischia questa logica di creare delle specializzazioni, avverse rispetto a lavorare in gruppo e raggiungere dei risultati, quindi necessarie competenze trasversali ↓.
• Trasversali: nell’ambito delle microfunzioni si cerca di incrociarle per ottenere persone che abbiano competenze trasversali, ovvero sappiano che cosa fanno le persone che lo circondano. Servono a poter comunicare, riunioni in cui si cerca di omogenizzare le competenze, capendo le problematiche di ciascuno.
• Di settore mercato: competenze molto specifiche del settore/microsettore, in ruoli chiave – direzione commerciale/produzione.

Attività nella catena dei valori di Porter

Attività di supporto

Tutte le attività di supporto lavorano per le attività primarie ed a loro volta anche tra loro per le singole attività di supporto.

Attività infrastrutturali

Sono le attività necessarie in azienda per gestire dati e attraverso questi produrre delle informazioni, necessarie per prendere delle decisioni consapevoli, relative alle attività primarie ed anche alle attività di supporto. Possono anche essere definite come attività amministrative in senso ben più ampio di contabili, legate alle rilevazioni sistematiche.

Spesso vengono considerate una spesa fissa non produttiva mentre possono essere una fonte di vantaggio competitivo.

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L’organizzazione delle risorse umane e tecniche che sono dedicate a tutte le attività è necessario che siano:

• Efficaci: è verificabile monitorando il livello di gradimento delle informazioni prodotte dal servizio e rilevando le non conformità ossia gli errori che il servizio può effettuare, = minori errori possibili.
• Efficienti: può essere incrementata velocizzando il sistema, rendendolo più semplice e sicuro e diminuendo il numero complessivo delle operazioni effettuate.
• Economiche: deve essere perseguita con la contrazione dei costi sostenuti per le attività infrastrutturali, mantenendo o riducendone l’incidenza sul fatturato o il costo unitario delle operazioni quando il loro numero cresce per fattori esogeni e indipendenti dalla volontà aziendale, = realizzare con bassi costi.

Fattispecie di attività infrastrutturali che possono essere fatte in azienda: contabilità e bilancio; tesoreria e finanza, flussi di cassa ed aspetti finanziari; amministrazione del personale; programmazione e controllo; organizzazione, delle RU e tecniche; informatica; affari legali; revisione interna; CSR, Corporate Social Responsibility.

Gestione delle risorse umane

Funzioni in ordine temporale di cui si occupa la gestione delle risorse umane:

• Reclutamento e selezione, nuove persone per crescita azienda, turnover, licenziamento;
• Inserimento in azienda;
• Formazione e addestramento;
• Valutazione e programmazione delle carriere;
• Gestione del benessere e dei conflitti;
• Sistemi di incentivazione;
• Gestione della mobilità, all’interno delle varie funzioni aziendali/sedi/ruoli, degli ammortizzatori sociali, cassa integrazione, e dei licenziamenti;
• Gestione amministrativa, dalla gestione delle buste paga, alla liquidazione degli stipendi, all’indennità di licenziamento e tutte le componenti retributive.

Sottosistema paghe e contributi

Rilevazione presenze: badge, cartellino → per rilevare l’ingresso e l’uscita dall’azienda e la pausa pranzo.

Questo sistema va poi ad interfaccia un archivio dell’anagrafe dipendenti che va ad individuare chi è entrato, che ruolo ha… Attraverso un programma che gestisce il sistema retributivo, gli viene calcolato il suo stipendio ed una serie di output.

È necessaria poi un’integrazione con alcuni input, persone che non sono in azienda, sono assenti per motivi aziendali, in ferie, in permesso, in malattie, ritardi, nel vulnus della rilevazione presenze.

Un altro output è rappresentato del costo del lavoro, presente a budget, in maniera → semplificata – standard, utili nel sistema di contabilità analitica.

Le retribuzioni devono poi essere registrate in contabilità generale con degli aggregati definiti sulla normativa sul bilancio.

È necessario poi che ci sia un flusso di informazioni che si trasformano poi in flusso di denaro. Informazioni che vanno alle banche per poi generare i versamenti nelle varie tipologie.

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L’elaborazione del prospetto paga

Dati contenuti.

Il prospetto contiene, oltre all'ammontare della retribuzione:

• Dati anagrafici del datore di lavoro;
• Dati identificativi del dipendente, nome, cognome, qualifica;
• Periodo di riferimento;
• Elementi fissi della retribuzione, scatti, indennità di ruolo/di rischio, parti fisse;
• La parte variabile;
• Trattenute fiscali, v/INPS, Erario;
• Trattenute previdenziali, v/INPS.

Anche per gli amministratori di società, nonché per i collaboratori coordinati continuativi, co.co.co, e a progetto, co.co.pro, che sono dei "parasubordinati", come anche per gli associati in partecipazione, vi è l'obbligo di redazione del cedolino, a meno che queste tipologie di figure non prestino la loro attività come lavoratori autonomi. Questi soggetti spesso hanno i rimborsi spesa, ovvero una serie di spese sostenute dall’amministratore per trasferte verso clienti, aziende e professionisti, per ordine e per conto della società gli vengono rimborsate.

Nel cedolino è presente l’ammontare delle ferie maturate e dei permessi retribuiti non ancora consumati.

Inoltre, non è obbligatorio riportare dati relativi a: straordinari, ferie, tredicesima mensilità, indennità, festività, permessi, congedo matrimoniale, malattia, maternità, infortunio, assegni familiari, fringe benefit.

Sviluppo delle tecnologie

Lo sviluppo di tecnologie può riguardare:

• Automazione dei processi: modo di lavorare, gestione personale, ordini, commerciale, …
• Innovazione di processi: nuovi processi/prodotti che vengono messi in atto.
• Attività di R&S: dal punto di vista organizzativo bisognerebbe distinguere la ricerca dallo sviluppo. Fasi differenti: ricerca = nel trovare una nuova formula/prodotto/processo/servizio, tramite una creazione, periodi lunghi e possibili fallimenti; sviluppo = una volta individuato qualcosa tramite la ricerca, sequenziale, si fanno delle fasi per la messa in atto e → → lo sviluppo dal punto di vista produttivo, prototipazione, manuale, ingegnerizzazione, progetto macchina, → collaudo e verifica, messa in produzione.

Innovare è diverso da inventare.

• Inventare = ricerca, fondi pubblici, decenni.
• Innovare = combinare invenzioni in modelli di business e prodotti servizi.

Innova l’azienda aperta.

Combinazione di competenze.

Gestione del caos che deriva da velocità e incertezza.

Approvvigionamenti

Fase importante in cui vengono attuate le attività per rifornire tutti di ciò che hanno bisogno.

→ C’è stata un’evoluzione con nel rapporto con il fornitore da fornitore, rapporto anche conflittuale, a partner. Non valido per tutti i fornitori.

→ Integrazione con fornitore: si hanno processi di integrazione tra azienda e fornitore.

• Tecnologica: metterla a disposizione, condividerla, ricercarne nuova.
• Logistica: locazione produttiva dei fornitori vicino ai clienti.
• Qualitativa: certificazione di qualità.
• Finanziaria: ottimi rapporti sulle modalità di pagamento e soccorrere situazioni di emergenza che si possono verificare.
• Programmatica: programma di produzione condiviso con il fornitore affinché possa organizzarsi/coordinarsi il fornitore, fornitore strategico/chiave.

→ Scelta del fornitore: elementi determinanti nella scelta del fornitore.

• Prezzo: prezzi applicati e scontistica, aspetto economico.
• Qualità: qualità del prodotto, non solo percepita iniziale, ma costanti, total quality, high quality standard, qualità all’utilizzo prodotto.
• Tempi fornitura: localizzazione del fornitore, problematiche trasporto e dogana.
• Puntualità: rispetto ad una data prefissata.
• Programmabilità: integrazione programmatica.
• Condizioni pagamento: rapporti finanziario, pagamento immediato, acconti, condizioni allungate.

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• Struttura economica finanziaria del fornitore, solidità economica-finanziaria, analisi es. bilancio.
• …

La scelta del fornitore: processo di approvvigionamento di beni

Parte da un bisogno, per ogni singolo reparto/centro produttivo/persona può aggregare con altri un bisogno di qualcosa.

Definizione del bisogno in una richiesta di approvvigionamento = richiesta di essere approvvigionato da parte dei centri di responsabilità di → materie prime, cancelleria, circuiti elettronici … possono essere supportata da una distinta base oltre che ad essere in linea con una determinata programmazione della produzione o semplicemente singole, stand alone.

La richiesta può essere prevista in budget o no:

• Non prevista: sottoposta a revisione del budget o altrimenti non viene confermata la richiesta.
• Prevista: l’ufficio acquisti decide come e da chi comprare, mettendo insieme eventualmente richieste di altri, temporizzandole.

L’ufficio acquisto si rivolge al magazzino in quanto ciò che è stato richiesto potrebbe già essere disponibile oppure se non c’è viene effettuato un ordine da un fornitore esterno. Il fornitore esterno spedisce la merce che arriva al magazzino → centro nevralgico di integrazione con ufficio acquisti, magazzino non può statico, cosa c’è in magazzino?, ma dinamico, quello che in magazzino quanto impegnato e quanto deve arrivare?, insieme ad uno o più DDT e successivamente la fattura elettronica recapitata dal sistema amministrativo, passando poi per la → programmazione della produzione, ciclo continuo.

Attività primarie

• Logistica in entrata: che comprende tutte le attività di gestione dei flussi di beni materiali verso l’interno dell’organizzazione.
• Attività operative, operations: ossia le attività di produzione di beni e di servizi.
• Logistica in uscita: che comprende le attività di gestione dei flussi di beni materiali verso l’esterno dell’organizzazione.
• Marketing e vendite: cioè attività di promozione del prodotto o servizio nei mercati e gestione del processo di vendita.
• Assistenza al cliente e servizi: ossia tutte le attività post vendita che sono di supporto al cliente, garanzie, installazione e montaggio, uploading…

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Logistica in entrata

Logistica in entrata comprende tutte le attività di gestione dei flussi di beni materiali verso l'interno dell'organizzazione, dall’esterno – fornitori – verso l’interno. In azienda entrano materie prime nel magazzino.

Le materie prime vanno verso i centri produttivi, operations. I semilavorati elaborati nei centri produttivi possono fisicamente o contabilmente tornare a magazzino in cui vengono gestiti e poi tornato ai centri produttivi fino a finire dal magazzino come prodotti finiti, logistica in uscita.

W.I.P., Work In Progress = sostanzialmente dei semilavorati, ma con delle → particolarità materia prima elaborata, ma non ancora semilavorato in quanto ancora non può essere destinato all&rsq