Diritto delle società

Diritto delle società – feb. 2021

Prof. Katrin Martucci – diritto commerciale – scritture contabili

Argomento 1 - Le scritture contabili parte 1

Contabilità

“Contabilità”

“Parte della ragioneria che studia le operazioni di registrazione dei conti di un’amministrazione”;

l’“insieme delle operazioni, dei conti e dei libri contabili di un’amministrazione, pubblica o privata”

“Conto“

l’“insieme delle procedure e delle scritture contabili di registrazione delle operazioni economiche attive e passive”

Contabilità generale ed analitica

La contabilità si inserisce nel più vasto sistema informativo aziendale, le informazioni possono essere qualitative e quantitative, fra le quantitative abbiamo le contabili e le extracontabili di natura statistica tipo durata merci in magazzino, a cascata abbiamo le informazioni operative, il bilancio e contabilità, le contabilità direzionale e le informazioni fiscali. Dal bilancio e contabilità estraiamo la contabilità finanziaria e la contabilità economico patrimoniale.

La contabilità finanziaria viene di solito utilizzata nelle amministrazioni pubbliche e prende in considerazione le entrate e le uscite in un determinato periodo, quella economico patrimoniale ha come finalità la rilevazione dell’utile di esercizio ed il patrimonio.

La contabilità economico patrimoniale è fatto tramite la partita doppia in quanto prende in considerazione due aspetti distinti dei fatti di gestione.

La contabilità economica si distingue fra:

• 1. Contabilità generale: rileva fatti di gestione esterna con terze economie. Per tale si intende, ad esempio l’acquisto di un pc, la vendita di un servizio, lo stipendio ai dipendenti. È uno strumento per dare informazioni agli stakeholder esterni fornitori, fisco, clienti
• 2. Contabilità analitica: rileva i fatti di gestione interna, ovvero l’imputazione di costi e ricavi a particolari settori, ad esempio l’attribuzione del costo unitario delle ore di stipendio rispetto al servizio offerto dal singolo dipendente è utile per il management dell’impresa

Quali le realtà giuridiche normative suscettibili di rappresentazione contabile?

Per rispondere a tale domanda sono necessarie delle premesse:

Chiunque voglia intraprendere un’iniziativa imprenditoriale si prefiggerà degli obiettivi indirizzati allo scambio di beni e di servizi finalizzati alla produzione di ricchezza.

Conseguentemente, per tale attività, sarà necessario dare evidenza in bilancio e di rappresentare contabilmente alcune entità

Patrimonio: complesso delle situazioni di vantaggio diritti e di svantaggio debiti riferiti imputati ad un soggetto dato persona fisica o giuridica ed in un dato momento

Devono trovare rappresentazione in bilancio anche gli atti di disposizione.

Disposizione: atto che incide sulla composizione quantitativa e qualitativa di un patrimonio

La contabilità deve intendersi nel diritto privato come rappresentazione del patrimonio e delle disposizioni su di esso. La tenuta delle scritture contabili è una regola per la buona gestione dell’attività dell’imprenditore, la tenuta delle scritture contabili nasce come attività spontanea delle banche alla data della loro istituzione, fino a fargli dare nel 1873 con ordinanza di Colbert, una efficacia probatoria

Con la previsione dell’obbligo di tenuta delle scritture contabili, viene resa obbligatoria una regola di condotta che costituisce innanzi tutto una regola di buona gestione al fine di apprestare all’imprenditore uno strumento di controllo sull’andamento dell’impresa rilevanza interna: l’obbligatorietà di documentare e rappresentare contabilmente l’attività imprenditoriale, costituisce il presupposto per favorire una condizione razionale e efficiente dell’impresa; e di consentire, se necessario, di ricostruire i rapporti intercorsi tra l’imprenditore ed i terzi rilevanza esterna.

La gestione contabile si rileva essenziale in caso di controllo dell’attività non solo internamente, ma anche esternamente. Si pensi al caso di fallimento dell’impresa, il curatore avrà la possibilità di ricostruire i fatti rilevanti solo attraverso le scritture contabili, oppure si pensi a società quotate che dovranno essere sottoposte a controllo da parte di organismi quali Consob ecc. La regolare tenuta della contabilità è una garanzia di correttezza per gli stakeholder dell’azienda.

Libri obbligatori e altre scritture contabili

Art. 2214

“[L’imprenditore] deve … tenere le … scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa” comma 2

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Questo comma contiene la clausola generale che prevede l’obbligo di scritture contabili in base alla natura e dimensione dell’impresa, creando, quindi, un sistema elastico. Le scritture devono quindi dare una compiuta rappresentazione che rappresenti adeguatamente la struttura dell’impresa ed i risultati conseguiti.

Libri obbligatori e altre scritture contabili

Art. 2214 c. 1:

“L’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari” comma 1

Libri obbligatori e altre scritture contabili

Art. 2214 c. 2:

“[L’imprenditore che esercita un’attività commerciale] deve conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite” comma 2

Si prevede quindi anche l’obbligo di tenere ordinatamente per ciascun affare tutta la documentazione extra contabile.

L’informazione contabile deve quindi riguardare il patrimonio aziendale e tutti gli atti di disposizione ordinate dall’imprenditore che ne alterino la composizione.

Per la rappresentazione contabile del patrimonio avviene all’interno del libro degli inventari. O meglio, è previsto l’obbligo di redazione di un inventario iniziale al momento dell’avvio dell’attività, e periodicamente ogni anno. Nell’inventario sono rappresentati a livello qualitativo e quantitativo le attività e le passività del patrimonio aziendale.

L’inventariazione consiste nella ricognizione dei beni che appartengono al patrimonio sia attivi che passivi nella loro classificazione e descrizione pensiamo alle merci in magazzino. Ci interessa conoscere i valori positivi e negativi imputati all’imprenditore a livello numerico per esercitare un controllo dell’attività svolta.

Redazione dell’inventario

Art. 2217

“L’inventario … deve contenere l’indicazione descrizione e la valutazione delle attività e delle passività relative all’impresa, nonché delle attività e delle passività dell’imprenditore estranee alla medesima”.

In caso di attività svolta da imprenditore individuale, quindi, devono essere ricomprese le attività e le passività che afferiscono alla vita privata dell’imprenditore individuale in quanto non si genera nessuna separazione tra i beni aziendali ed i beni personali e privati.

Rappresentazione delle disposizioni

• Attive: dai quali conseguono ricavi
• Passive: dai quali conseguono costi

La rappresentazione delle disposizioni è affidata ad altri due documenti:

• Il libro giornale art. 2216
• Il conto economico

Art. 2216 contenuto del libro giornale

“Il libro giornale deve indicare giorno per giorno le operazioni relative all’esercizio dell’impresa”

Le operazioni devono rispettare l’ordine cronologico nelle quali sono state poste in essere, la rilevazione non è necessaria che sia giornaliera, ma può essere settimanale, mensile, o altro, l’importante è che siano rilevate secondo un criterio cronologico evidenziando le disposizioni da e verso l’imprenditore.

Le operazioni possono essere inoltre rilevate in forma riassuntiva purché si tratti di operazioni della stessa natura si pensi alla rilevazione dei corrispettivi di vendita: non è necessario rilevare ogni singola operazione ma sarà sufficiente rilevare il totale di giornata.

Argomento 1 - Le scritture contabili parte 2

Libri e scritture contabili

Libri e scritture contabili: documenti in cui la situazione patrimoniale dell’impresa, le operazioni economico-finanziarie compiute nello svolgimento dell’attività ed i loro risultati trovano la loro rappresentazione in termini simbolici.

Considerato che il 3° comma dell’art. 2214 prevede che le disposizioni dei due commi precedenti non si applichino ai piccoli imprenditori, quali sono i soggetti obbligati alla tenuta delle scritture contabili secondo la normativa codicistica?

• Gli imprenditori commerciali medio-grandi cfr. art. 2214, comma 3 c.c.
• Le società a forma commerciale cfr. artt. 2302, 2421, 2423, 2478

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• Le società cooperative in quanto grandi imprenditori commerciali
• I consorzi con attività esterna esercenti attività commerciale
• Gli enti pubblici aventi per oggetto anche non esclusivo o principale un’attività commerciale
• Gli enti di diritto privato che svolgono attività commerciale in via secondaria o accessoria
• Le imprese sociali

Nella tenuta dei libri e delle scritture contabili devono essere osservate determinate formalità estrinseche ed intrinseche, atte ad assicurare la veridicità e la sincerità delle registrazioni in essi contenute.

La finalità è quella di limitare la possibilità di manipolazione o alterazione delle scritture contabili atte ad assicurare la sincerità e veridicità delle informazioni.

Le formalità si dividono in intrinseche art 2219 ed estrinseche art. 2215

Art. 2219 tenuta della contabilità modalità intrinseche

“Tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di un’ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti in margine. Non vi si possono fare abrasioni e, se è necessaria qualche cancellazione, questa deve eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili”.

Art. 2215 modalità di tenuta delle scritture contabili modalità estrinseche

“I libri contabili, prima di essere messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e, qualora sia previsto l’obbligo della bollatura o della vidimazione, devono essere bollati in ogni foglio dall’ufficio del registro delle imprese o da un notaio ... L’ufficio del registro o il notaio deve dichiarare nell’ultima pagina dei libri il numero dei fogli che li compongono” comma 1.

Abrogato il 25/10/2001 con l’art. 8 della L. n. 383/2001, che ha abrogato l’obbligo di bollatura e vidimazione del libro giornale, degli inventari e di altre scritture tenute ai fini Iva e delle imposte sui redditi

Con tale riforma la legge si limita alla numerazione progressiva delle pagine dei libri

Art. 2215 modalità di tenuta delle scritture contabili

“Il libro giornale e il libro degli inventari devono essere numerati progressivamente e non sono soggetti a bollature né a vidimazione” comma 2.

Art. 2421 eccezioni su esonero bollatura libri sociali

Oltre i libri e le altre scritture contabili prescritti nell'articolo 2214 [2302, 2519, 2709], la società deve tenere:

• 1. Il libro dei soci
• 2. Il libro delle obbligazioni
• 3. Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee
• 4. Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio di amministrazione o del consiglio di gestione;
• 5. Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale ovvero del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione
• 6. Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo, se questo esiste;
• 7. Il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee degli obbligazionisti, se sono state emesse obbligazioni;
• 8. Il libro degli strumenti finanziari emessi ai sensi dell'articolo

I libri di cui al presente articolo, prima che siano messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e bollati in ogni foglio a norma dell'articolo 2215.

Art. 2215-bis modalità di tenuta delle scritture contabili

“Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato”.

La possibilità di tenere i libri sociali con modalità informatica è subordinata all’art 2215-bis, 2° comma, ovvero dovrà essere sempre possibile l’estrazione in formato leggibile di detti registri o parte di essi

Art. 2220 conservazione delle scritture contabili

“Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.

Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.

Le scritture e i documenti … possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini …”.

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Argomento 1 - Le scritture contabili parte 3

Le regole che scaturiscono dalla rappresentazione

Dalla rappresentazione di patrimonio ed attribuzioni promanano regole sulla prova delle pretese azionate o dei fatti impeditivi od estintivi della pretesa.

Nel giudizio civile, nel giudizio di cognizione artt. 2709- 2710 e nel procedimento monitorio artt. 634 c.p.c. per ottenimento di un decreto ingiuntivo, ed anche nel giudizio fallimentare artt. 92 ss. l. fall.

Nel giudizio civile di cognizione:

Art. 2709 efficacia probatoria contro l’imprenditore

“I libri e le altre scritture contabili delle imprese soggette a registrazione fanno prova contro l’imprenditore. Tuttavia, chi vuol trarne vantaggio non può scinderne il contenuto”.

Rilevanza probatoria delle scritture contabili. Le scritture contabili fanno sempre prova contro l’imprenditore da parte di terzi sia che siano regolarmente o irregolarmente tenute. Si fa presente che le scritture non si limitano a quelle obbligatorie per natura e grandezza dell’impresa finalizzate per dare corretta rappresentazione dell’impresa, ma anche quelle scritture e documentazione volontarie.

La giurisprudenza ritiene che alla nozione di scrittura contabile rientrino:

• Bilancio di esercizio
• Estratto conto
• La fattura accettata
• Libri paga
• Libri sociali

Art. 2710 efficacia probatoria tra imprenditori

“I libri bollati e vidimati nelle forme di legge, quando sono regolarmente tenuti, possono fare prova tra imprenditori per i rapporti inerenti all’esercizio dell’impresa”.

Tre sono le regole che scaturiscono dalle previsioni normative riportate:

• 1. Tutti i libri e le scritture contabili fanno sempre prova contro l’imprenditore; ciò anche per il fallimento: in questo caso le scritture faranno prova fino alla data di dichiarazione di fallimento ma non successivamente a tale data. questo perché successivamente alla dichiarazione di fallimento all’imprenditore si sostituisce il curatore che, non essendo rapporti tra imprenditori, non potranno essere utilizzati quale prova.
• 2. Chi vuole trarne vantaggio non può scinderne il contenuto; Il terzo che voglia trarre vantaggio dalle scritture non potrà avvalersi della sola pagina per lui interessante, ma deve avvalersi delle scritture nella loro interezza.
• 3. I libri e le scritture contabili possono fare prova anche a favore dell’imprenditore ad una triplice condizione:
  • a) Che la contabilità sia regolarmente tenuta; questo perché si ritiene che le scritture siano state regolarmente tenuta possa garantire che le stesse non possano essere state contraffatte.
  • b) Che si tratti di rapporti tra imprenditori; considerato che in generale non è ammesso provare la propria pretesa con atti prodotti in proprio, in questo caso viene derogato sempre che i rapporti siano tra imprenditori.
  • c) Che si tratti di rapporti inerenti all’esercizio dell’impresa.

Art. 2711 comunicazione ed esibizione

“La comunicazione integrale dei libri, delle scritture contabili e della corrispondenza può essere ordinata dal giudice solo nelle controversie relative allo scioglimento della società, alla comunione dei beni e alla successione per causa di morte” comma 1.

“Negli altri casi il giudice può ordinare, anche d’ufficio, che si esibiscano i libri per estrarne le registrazioni concernenti la controversia in corso. Può ordinare altresì l’esibizione di singole scritture contabili, lettere, telegrammi o fatture concernenti la controversia stessa” comma 2.

Comunicazione: ha ad oggetto tutti i libri e tutte le scritte e documenti contabili tenuti dall’impresa. Questo implica un mezzo di prova efficace in quanto si chiede al giudice di richiedere tutta la documentazione dell’impresa, entrando nei “segreti più intimi” dell’impresa in quanto rappresentanti di un valore economico. Il giudice può ordinare la comunicazione solo in tre casi:

• Scioglimento della società
• Comunione dei beni

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• Successione causa di morte

Esibizione: Estrazione delle scritture relat