Guida completa ai voucher: caratteristiche, tipologie e gestione

alessia.guerrisi
di alessia.guerrisi
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Scopri la guida completa ai voucher, analizzando le loro caratteristiche, tipologie e gestione. Approfondisci il calcolo delle commissioni e le fasi di emissione, onoramento e pagamento, con focus sui voucher per servizi alberghieri e altro.

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Concetti Chiave

  • Il voucher deve essere emesso in forma scritta e deve contenere informazioni essenziali come ragione sociale dell'agenzia, numero progressivo, date e dettagli del cliente e dei servizi.
  • Le commissioni per le agenzie di viaggio variamo tra l'8 e il 10%, ma possono essere più elevate a seconda degli accordi con l'albergatore.
  • Il calcolo delle commissioni può avvenire al netto o al lordo IVA, con procedure specifiche per ciascuna modalità.
  • I voucher possono essere distinti in base agli intestatari (individuali o collettivi) e ai servizi prenotati, come escursioni e servizi alberghieri.
  • Il ciclo del voucher comprende quattro fasi principali: emissione, onoramento, presentazione al pagamento e pagamento finale, ognuna con procedure specifiche.

Quali sono le caratteristiche del voucher?

Il voucher viene rilasciato sempre in forma scritta, compilato manualmente o tramite software; ogni agenzia ha la possibilità di scegliere la forma, le dimensioni e i colori che risultano più adeguati all'immagine aziendale.
Gli elementi essenziali che devono essere sempre riportati in un voucher sono:

  • la ragione sociale dell'agenzia emittente, con relativo indirizzo;

  • il numero progressivo, con eventuale sigla;

  • la data di emissione del documento;

  • la quantità delle camere, la loro tipologia, l'arrangiamento pattuito e il numero delle notti o dei giorni di permanenza;

  • il nome del cliente;

  • la data di arrivo e di partenza del cliente privato o del gruppo;

  • il numero delle persone che usufruiscono dei servizi indicati e l'eventuale gratuità per i gruppi;

  • il nome, l'indirizzo e il numero di telefono del fornitore dei servizi;

  • il tipo di pagamento pattuito;

  • il timbro e la firma dell'emittente.

    • Commissioni e provvigioni

    L'albergatore riconosce all'agenzia di viaggi per il lavoro svolto una commissione o provvigione, cioè un compenso che può variare a seconda della tipologia di servizio offerto, del volume delle vendite, degli accordi stipulati fra le parti.

    Le provvigioni più comuni oscillano tra l'8 e il 10%, ma non è da escludere che, in base ai contratti stipulati tra agenzia e hotel, possano essere accordate anche percentuali più elevate.

    Calcolo della commissione

    La commissione viene calcolata sul prezzo dei servizi forniti, fatta esclusione degli extra, e si calcola prevalentemente al netto IVA, anche se ci sono dei casi in cui viene considerata al lordo IVA.

    Quando la commissione è al netto, occorre:

  • scorporare l'IVA dall'importo totale del soggiorno;

  • calcolare sull'imponibile la percentuale di provvigione stabilita;

  • alla provvigione così ottenuta aggiungere l'IVA per le agenzie di viaggi del 21%;

  • sottrarre dall'importo totale del soggiorno del cliente il totale provvigione.

    • Quando la commissione è al lordo, occorre:

  • calcolare sull'importo totale del soggiorno la percentuale di provvigione stabilita;

  • alla provvigione così ottenuta aggiungere l'IVA per le agenzie di viaggi del 21%;

  • sottrarre dall'importo totale del soggiorno del cliente il totale provvigione.

    • Il netto hotel è l'importo che rimane all'albergo una volta pagata la provvigione all'agenzia di viaggi.

    Tipologie di voucher

    Esistono diverse tipologie di voucher: possiamo individuarle in base ai parametri.

    A seconda degli intestatari, troviamo:

  • voucher individuali;

  • voucher collettivi.

    • A seconda della tipologia dei servizi prenotati, troviamo:

  • voucher per visite guidate, escursioni, sightseeing;

  • voucher per servizi di transfer;

  • voucher per servizi ristorativi;

  • voucher per servizi alberghieri.

    • Il voucher per i servizi alberghieri è quel tipo di documento che ha come oggetto principale la fornitura dei servizi di alloggio, ristorazione e complementari. Le prestazioni in esso indicate sono offerte dai fornitori dei servizi che sono legati all'agenzia da un contratto di collaborazione e variano in base alle richieste di ciascun cliente.

    Fasi del ciclo del voucher

    Il voucher, dal momento in cui viene emesso fino al momento in cui cessa di produrre i suoi effetti, passa attraverso le quattro fasi principali.

  • Emissione: l'agenzia di viaggi emette il voucher, compilando in tutte le sue parti e specificando nella dicitura "forma di pagamento" le modalità di pagamento da adottare. Una volta compilato il modello, e inseriti tutti gli elementi essenziali, il banconista dell'agenzia consegna l'originale al cliente, che lo presenterà alla reception dell'albergo il giorno del suo arrivo.

  • Onoramento: il cliente, giunto in hotel, nella fase del check-in consegna al receptionist il voucher, affinché gli vengano forniti tutti i servizi indicati sul documento.

  • Presentazione al pagamento: terminato il soggiorno, il cliente si reca alla reception e, in base alla tipologia del voucher, effettua il check-out. L'albergo, successivamente, invia l'estratto conto, dove viene evidenziato il conteggio della provvigione.

  • Pagamento: è l'ultima fase del ciclo del voucher e prevede l'emissione della fattura commissioni.

    • Tipi di voucher alberghieri

    I voucher alberghieri possono suddividersi, in base al tipo di accordo stipulato:

  • voucher di riserva;

  • voucher di deposito;

  • voucher forfait;

  • voucher full credit.
    • Studia con la mappa concettuale

    Domande da interrogazione

    1. Quali sono gli elementi essenziali che devono essere riportati in un voucher?

      2. Un voucher deve contenere la ragione sociale dell'agenzia, il numero progressivo, la data di emissione, la quantità e tipologia delle camere, il nome del cliente, le date di arrivo e partenza, il numero di persone, i dettagli del fornitore, il tipo di pagamento e la firma dell'emittente.

    2. Come vengono calcolate le commissioni per le agenzie di viaggi?

      3. Le commissioni, che variano tra l'8 e il 10%, vengono calcolate sul prezzo dei servizi forniti, escludendo gli extra, e possono essere al netto o al lordo IVA, a seconda degli accordi tra agenzia e hotel.

    3. Quali sono le tipologie di voucher esistenti?

      4. I voucher possono essere individuali o collettivi e possono riguardare servizi come visite guidate, transfer, ristorazione e servizi alberghieri, quest'ultimi focalizzati sull'alloggio e ristorazione.

    4. Quali sono le fasi del ciclo del voucher?

      5. Il ciclo del voucher comprende quattro fasi: emissione, onoramento, presentazione al pagamento e pagamento, ognuna delle quali ha un ruolo specifico nel processo di utilizzo del voucher.

    5. Quali sono i diversi tipi di voucher alberghieri?

      6. I voucher alberghieri possono essere classificati in base all'accordo stipulato, includendo voucher di riserva, di deposito, forfait e full credit, ognuno con caratteristiche specifiche.

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