Concetti Chiave
- Un gruppo è composto da almeno 15 partecipanti, mentre un grande gruppo supera i 200 membri o occupa il 50% della capacità ricettiva della struttura.
- Servizi complementari per gruppi includono spazi comuni per attività speciali come serate a tema e tornei, oltre a strutture come piscina e centro benessere.
- La gestione della prenotazione di un gruppo prevede dettagli come termini del contratto, prezzi, penalità per annullamento e una rooming list per facilitare l'arrivo.
- Durante il soggiorno, il concierge supporta il tour leader nell'organizzazione di attività, escursioni e visite guidate per garantire un'esperienza soddisfacente.
- I gruppi scolastici sono organizzati tramite agenzie di viaggio e si spostano principalmente in pullman, con programmi rigidi per garantire il controllo del gruppo.
Qual è la definizione di gruppo e grande gruppo?
Secondo i Codici di regolamento AIH FUAAV e ECTAA Hotrec, si parla di gruppo quando il numero dei partecipanti è uguale o superiore a 15.
Se il gruppo supera i 200 partecipanti o occupa almeno il 50% della capacità ricettiva della struttura, si parla di grande gruppo.
I vantaggi per l’albergatore: Destagionalizzazione = aumento delle presenze nei periodi di bassa stagione..
Servizi complementari per gruppi
I servizi complementari: Spazi comuni per organizzare attività speciali (serate a tema, welcome drink, tornei di carte, gare di ballo ecc.)
Altri servizi graditi che possono essere inseriti eventualmente in special card per il gruppo:
piscina
centro benessere
impianti sportivi
Gestione della prenotazione
La gestione di un gruppo
Prenotazione:
Definizione termini del contratto
Prezzo, sconti e modalità di pagamento
Penalità per annullamento
Arrivo
Rooming list
Check-in veloce e preciso (tour leader)
Trasporto bagagli
Assistenza durante il soggiorno
Soggiorno
Il concierge assiste il tour leader nell’organizzazione di attività di vario tipo: escursioni, serate, visite guidate ecc:
Partenza
Saldo extra
Fatturazione
Organizzazione di gruppi scolastici
Gruppi scolastici
Organizzazione: tramite a.d.v. che è responsabile dell’organizzazione del viaggio e in caso di disguidi interviene per risolverli.
Periodo: mesi primaverili, a esclusione delle vacanze pasquali e delle festività.
Durata: da due a sei giorni a seconda della classe scolastica.
Destinazione: di solito nazionale o Paesi UE.
Trasporto: pullman, perché consente di controllare meglio il gruppo e di spostarsi facilmente nelle varie tappe.
Programma: rigido con pochi spazi liberi per attività individuali, soprattutto in caso di gruppi di minorenni.
Domande da interrogazione
- Qual è la definizione di gruppo secondo i regolamenti AIH FUAAV e ECTAA Hotrec?
- Quali servizi complementari possono essere offerti ai gruppi durante il soggiorno?
- Come viene gestita la prenotazione per un gruppo?
Un gruppo è definito come un insieme di partecipanti pari o superiori a 15. Se il numero supera i 200 o occupa almeno il 50% della capacità ricettiva, si parla di grande gruppo, il che offre vantaggi come la destagionalizzazione e l'aumento delle presenze in bassa stagione.
I servizi complementari includono spazi comuni per attività speciali come serate a tema, welcome drink e tornei. Inoltre, possono essere disponibili piscine, centri benessere e impianti sportivi, rendendo l'esperienza più piacevole per i partecipanti.
La gestione della prenotazione prevede la definizione dei termini del contratto, inclusi prezzo, sconti, modalità di pagamento e penalità per annullamento. È fondamentale anche la preparazione di una rooming list e un check-in veloce e preciso, assistito dal tour leader.
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