Concetti Chiave
- La sostituzione dei registri cartacei con sistemi informatici mira a migliorare la gestione e archiviazione dei documenti nelle pubbliche amministrazioni.
- Un sistema informatico deve garantire sicurezza, integrità e registrazione puntuale dei protocolli, oltre a facilitare l'accesso alle informazioni da parte degli utenti autorizzati.
- La registrazione di protocollo deve includere informazioni fondamentali quali numero di protocollo, data, mittente/destinatario e impronta del documento, tutte non modificabili.
- Documenti come gazzette ufficiali e materiali pubblicitari sono esclusi dall'obbligo di registrazione di protocollo, mentre i documenti informatici devono essere sempre registrati.
- La segnatura di protocollo deve avvenire contestualmente alla registrazione e deve contenere informazioni minime come numero progressivo e data di protocollo.
Sostituzione dei registri cartacei
Sostituzione registri di protocollo cartacei con sistemi informatici.
Ogni PA individua uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri di uniformità nella classificazione e archiviazione e comunicazione interna tra le aree.
Requisiti del sistema informatico
Sistema di gestione informatica di documenti deve:
- garantire sicurezza e integrità del sistema
- garantire corretta e puntuale registrazione di protocollo
- fornire informazioni su collegamenti tra i documenti
- consentire reperimento di informazioni su documenti registrati
- consentire accesso a informazioni del sistema da soggetti interessati
- garantire corretta organizzazione dei documenti
Dettagli sulla registrazione di protocollo
Registrazione di protocollo deve memorizzare, e non modificabili:
- numero di protocollo, generato automaticamente da sistema e non modificabile
- data di registrazione del protocollo
- mittente o destinatario
- oggetto del documento
- data e protocollo del documento ricevuto, se presenti
- impronta del documento informatico
Il sistema deve permettere produzione di registro giornaliero di protocollo.
Esclusioni e annullamenti
Oggetto di protocollo obbligatorio documenti ricevuti e inviati da amministrazione e tutti documenti informatici. Esclusi gazzette ufficiali, bollettini ufficiali, notiziari PA, note di ricezione di circolari e altre disposizioni, materiali statistici, atti preparatori interni, giornali, riviste, libri, materiali, pubblicitari, inviti a manifestazioni e documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione.
Le informazioni non modificabili del protocollo sono annullabili, rimanendo comunque memorizzate nel data base per essere sottoposte a elaborazioni previste dalla procedura.
Segnatura di protocollo = apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni ad esso riguardanti.
Informazioni minime previste:
- numero progressivo di protocollo
- data di protocollo
- identificazione sintetica dell’amministrazione o area organizzativa
Può includere:
- identificativo dell’ufficio
- classificazione
- ogni altra informazioni utile o necessaria
Operazione di segnatura di protocollo effettuata contemporaneamente ad operazione di registrazione di protocollo.
Numero di protocollo progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche, numerazione rinnovata ogni anno solare.
Domande da interrogazione
- Quali sono i requisiti fondamentali di un sistema informatico per la gestione dei documenti nelle pubbliche amministrazioni?
- Quali informazioni devono essere memorizzate nella registrazione di protocollo?
- Quali documenti sono esclusi dalla registrazione di protocollo obbligatoria?
Un sistema informatico deve garantire sicurezza e integrità, registrazione puntuale di protocollo, accesso alle informazioni da parte degli interessati e corretta organizzazione dei documenti, come indicato nel testo.
La registrazione di protocollo deve includere il numero di protocollo, la data di registrazione, mittente o destinatario, oggetto del documento e impronta del documento informatico, senza possibilità di modifica, come specificato nel testo.
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo gazzette ufficiali, bollettini, materiali pubblicitari e documenti già soggetti a registrazione particolare, come descritto nel testo.
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