Concetti Chiave
- Il successo di un'iniziativa aziendale dipende dalla qualità e quantità di informazioni disponibili, fondamentali per il processo decisionale.
- Il Sistema Informativo Aziendale (SIA) organizza le informazioni per garantire funzioni aziendali razionali e comunicazione efficace con l'esterno.
- Informazioni precise e tempestive sono cruciali per evitare decisioni errate e garantire un'adeguata operatività aziendale.
- Le informazioni devono essere pertinenti e sintetiche per facilitare la presa di decisione a vari livelli gerarchici.
- Il SIA supporta le decisioni aziendali e migliora la comunicazione con clienti, fornitori, banche e il fisco, grazie all'automazione e alla telematica.
Importanza delle informazioni aziendali
La probabilità di successo di un’iniziativa è tanto maggiore quanto più elevate sono la qualità e la quantità di informazioni in possesso di chi ha intrapreso l’attività aziendale.
In sintesi le fasi del processo decisionale sono:
- definizione del problema da risolvere
- individuazione delle soluzioni possibili
- scelta della soluzione migliore
Alla base delle tre fasi vi è la raccolta delle informazioni che rappresentano delle elaborazioni di dati (informazioni non ancora elaborate) sia interne che esterne. A sua volta il processo di elaborazione di dati prevede quattro fasi:
- raccolta dati
- selezione di dati (evitando quelli inutili)
- classificazione dati (raccolta di dati con proprietà comuni)
- elaborazione di dati (estrarre informazioni sintetiche che possano essere utilizzate dal richiedente)
Caratteristiche del SIA
Possiamo perciò affermare che il SIA è costituito da un insieme di informazioni organizzate dai soggetti aziendali al fine di poter svolgere le proprie funzioni nel modo più razionale possibile e per mantenere una comunicazione costante con l’esterno della struttura organizzativa. Proprio per le importanti funzioni che il SIA svolge esso deve presentare i seguenti caratteri:
- precisione/completezza
- tempestività
- pertinenza
- sinteticità
-economicità
Precisione e tempestività delle informazioni
Precisione e completezza dell’informazione: sulla base di quelle informazioni saranno assunte delle decisioni o svolta una procedura. Se le informazioni sono incomplete può accadere che l’addetto non possa svolgere il proprio compito o lo svolga parzialmente oppure che la decisione venga assunta in modo non corretto.
Tempestività: poiché le informazioni servono per prendere decisioni razionali in tempi rapidi, esse devono circolare in tempi accettabili. Un esempio di comunicazione non tempestiva è sapere che un cliente è un insolvente abituale dopo che gli è stata inviata un’ulteriore fornitura di merce.
Pertinenza e sinteticità delle informazioni
Pertinenza: le informazioni devono arrivare ai vari livelli gerarchici già organizzate affinché i responsabili possano rapidamente prendere le loro decisioni in relazione a quel determinato, specifico problema.
Sinteticità: le informazioni dovranno avere la caratteristica di essere sintetiche in modo da facilitare l’analisi delle situazioni e la relativa presa di decisione.
Economicità e supporto del SIA
Economicità: i responsabili del SIA fornisce un fondamentale supporto alle decisioni dei responsabili delle diverse funzioni aziendali.
In conclusione il SIA fornisce un fondamentale supporto alle decisioni dei responsabili delle diverse funzioni aziendali. Va inoltre sottolineata la funzione informativa verso l’esterno del SIA. Il SIA consente contatti con clienti (la pubblicità è una forma di informazione aziendale con i clienti); con i fornitori (scambio dei documenti per la definizione dei contratti, scambi documenti di vendita); con le banche (presentazione domande di finanziamento, presentazione bilanci per ottenere prestiti); e con il fisco ed altri soggetti di varia natura. Va sottolineato ll’importanza per il funzionamento del SIA dell’automazione del sistema informatico e l’avvento della telematica che consentono una efficace elaborazione di grandi masse di informazioni in tempi rapidissimi e l’annullamento delle distanze fisiche.
Domande da interrogazione
- Qual è l'importanza della qualità delle informazioni nel processo decisionale aziendale?
- Quali sono le fasi del processo di elaborazione dei dati?
- Quali caratteristiche deve avere un Sistema Informativo Aziendale (SIA)?
- In che modo il SIA supporta le decisioni aziendali?
La qualità e la quantità delle informazioni sono fondamentali per il successo di un'iniziativa aziendale, poiché influenzano direttamente le fasi del processo decisionale, che includono la definizione del problema, l'individuazione delle soluzioni e la scelta della soluzione migliore.
Il processo di elaborazione dei dati comprende quattro fasi: raccolta dei dati, selezione dei dati, classificazione dei dati ed elaborazione dei dati, che portano all'estrazione di informazioni utili per il richiedente.
Un SIA deve presentare precisione, completezza, tempestività, pertinenza, sinteticità ed economicità per garantire un'organizzazione efficace delle informazioni e una comunicazione costante con l'esterno.
Il SIA fornisce un supporto fondamentale alle decisioni dei responsabili delle diverse funzioni aziendali, facilitando anche la comunicazione con clienti, fornitori, banche e il fisco, grazie all'automazione e alla telematica che permettono un'elaborazione rapida delle informazioni.
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