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Limiti della gestione tradizionale con gli archivi.

È sempre possibile gestire le informazioni di un sistema informativo automatizzato appoggiandosi sulla loro memorizzazione esclusivamente a file di dati organizzati secondo i convenzionali metodi supportati dai principali linguaggi di programmazione (organizzazione sequenziale,relativa e sequenziale a indice) ne sono un esempio i file con organizzazione sequenziale e random supportati sia dal linguaggio Delphi che dal Visual Basic oppure i file con organizzazione indexed supportati dal linguaggio gestionale Cobol.
Tuttavia, la memorizzazione e il trattamento delle informazioni di un sistema informativo automatizzato attraverso archivi di dati convenzionali, pone una seria di limiti e di inconvenienti che solo un programmatore di provata esperienza può in parte eludere. Tali problamtiche hanno portato a ricercare nuove vie per gestire in modo più semplice e flessibile le grandi quantità di informazioni raccolte ed elaborate.

Uno dei principali problemi con cui si ha a che fare consiste nel rischio di duplicazione dei dati e nell'introduzione di pericolose ridondanze all'interno del sistema informatico automatizzato, per mancanza di interrogazione e correlazione dei dati memorizzati. Infatti, una stessa informazione può comparire più volte in archivi diversi,i n formati (o tracciati record) diversi.
Prendiamo come esempio il caso di un sistema informativo automatizzato di un ospedale: i dati di un paziente sono raccolti ed elaborati in un file (Pazienti) grazie a un programma installato su un PC presso lo sportello di ammissione. Alcune delle informazioni contenute nel file Pazienti compaiono, ma sotto forma di tracciato record diverso, anche in un altro file di dati (Visite), gestito da un programma installato presso un PC in un ambulatorio, Le stesse informazioni infine, sono ancora salvate su un altro file di dati (PazientiOrtopedia) memorizzato su un PC in dotazione nel reparto di ortopedia, dove il paziente è stato ricoverato qualche mese prima. Consideriamo di inserire il paziente De Virigilio Carlo nei tre file appena descritti.
Il metodo di archiviazione ha portato ad avere dati del paziente ripetuti più volte non solo in file diversi ma addirittura nello stesso file.

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