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Le segreterie di facoltà sono gli uffici ai quali gli studenti possono rivolgersi per qualsiasi procedura amministrativa che riguarda il proprio status al CdL prescelto. In segreteria si presentano le domande di immatricolazione e iscrizione, di esame, di tesi, di passaggio di facoltà e di trasferimento da una università all'altra, nonché le richieste di certificati. Gli uffici in questione infatti provvedono a rilasciare, previa richiesta, il certificato relativo alla carriera scolastica, il titolo accademico e restituire il diploma di maturità superiore nonché la copia autenticata del proprio diploma di maturità. Secondo gli art. 4 e 5 del regolamento degli studenti approvato con RD 1269 del 4 giugno 1938, è compito delle segreterie di facoltà:

- conservare in appositi fascicoli personali tutti gli atti concernenti la carriera scolastica degli studenti compreso l'esemplare dedicato della fotografia di ognuno di essi ha

- tenere aggiornati i registri della carriera scolastica degli studenti distinti per corsi di laurea o di diploma, e formare per ogni corso di insegnamento, a titolo ufficiale o privato, l'elenco degli studenti che sono iscritti

- rilasciare allo studente all'atto dell'immatricolazione una tessera di riconoscimento o un libretto d'iscrizione validi per l'intero corso di studi

La tessera reca la fotografia dello studente, bollata col timbro dell'università, ed è munita dalla firma del rettore e del direttore amministrativo. Il libretto d'iscrizione a sua volta firmato anch'esso come prescritto per la tessera contiene tutti i dati riguardanti la carriera scolastica dello studente tra cui insegnamenti seguiti, le tasse pagate, gli esami sostenuti, etc.

Ulteriori norme circa le modalità per la compilazione e la tenuta del libretto possono essere contenute negli statuti universitari dei quali si evince ad esempio che nei casi in cui libretto risulti smarrito o deteriorato lo studente è tenuto a chiedere il rilascio di un duplicato esibendo in segreteria:

-domanda in carta semplice indirizzata al rettore contenente l'oggetto della domanda, le prove, generalità del corso di laurea, il numero di matricola

-una foto formato tessera

-eventuale versamento per costo duplicato libretto.

Per la sostituzione del libretto deteriorato è necessario depositare l'originale nello stato in cui si trova. In caso di smarrimento è altresì necessaria copia della denuncia presentata all'autorità di pubblica sicurezza. In ogni caso lo studente è personalmente responsabile di tale alterazione recata al libretto nonché abrasione e cancellatura fatta eccezione per quelli approvati dalla segreteria un'apposita firma del presidente della commissione esaminatrice, invalida il libretto, mentre lo studente assolto diventa passibile di provvedimenti disciplinari e, nei casi di maggiore gravità finanche di denuncia all'autorità giudiziaria.
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