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Registrazione elettronica degli esami.

Cari Studenti,
seguo da parecchio tempo il problema del ritardo nella registrazione degli esami ed ho tentato di trovare soluzioni adeguate nell’interesse dei singoli e, soprattutto, nell’interesse generale al corretto funzionamento dei servizi della Facoltà. Sappiate che dalla corretta e tempestiva registrazione degli esami dipendono i dati statistici sui quali il MIUR calcola una quota dei contributi da distribuire.
Sappiate, pure, che quando ho cominciato a studiare il problema esistevano dodicimila (!) verbalini non registrati.
La soluzione di emergenza che abbiamo adottato (e che stiamo ancora utilizzando) è stata quella di potenziare la Segreteria Studenti con il maggior numero possibile di Studenti part-time per accelerare la registrazione degli esami.
Contemporaneamente, per fortuna, gli esami continuano a crescere per la crescita del numero degli Studenti e per il miglioramento generale delle performances degli stessi Studenti. Per sfortuna, invece, il Personale stabile della Segreteria continua a diminuire: abbiamo avuto due pensionamenti in sei mesi, senza possibilità di sostituzione!

La soluzione definitiva del problema, dunque, non può essere trovata adottando metodi tradizionali di impiego di lavoro più o meno precario.
Da alcuni anni stiamo lavorando alla ricerca di una soluzione tecnologica (registrazione elettronica dell’esame) che consenta di risolvere in radice il problema.
Come ha osservato qualcuno di Voi sul Forum, l’adozione di tale nuovo sistema non è un processo semplice.
Vi informo, dunque, su quello che è stato fatto e sullo stato delle procedure.
a) Tutte le aule della Facoltà sono state cablate e attrezzate di postazioni informatiche per garantire la facilità di accesso e la stabilità dei collegamenti necessari per la registrazione in tempo reale degli esami.
b) È stato modificato il Regolamento Didattico d’Ateneo per garantire le condizioni legali di registrazione elettronica da parte dei Presidenti di Commissione (è, attualmente, all’odg del CUN) .
c) È stato sperimentato il programma di registrazione in alcuni Corsi di laurea ed è stata sviluppata una nuova versione, più facilmente accessibile dai Docenti e più efficace dal punto di vista del controllo delle carriere.
d) Sono state emesse le smart-cards personalizzate per Tutti i Docenti della Facoltà e sono in corso le sperimentazioni e le prove per preparare i Docenti all’applicazione.

Debbo segnalarVi, peraltro, alcuni elementi essenziali per il corretto ed efficace funzionamento del sistema.
a) Il sistema adottato non è un semplice sistema di scrittura elettronica a distanza, ma un vero e proprio sistema elettronico di controllo e certificazione della carriera dello Studente, volto ad eliminare il pesante sistema di controllo manuale delle condizioni di validità dell’esame, che costituisce la parte più impegnativa dell’attuale procedimento.
b) La registrazione di un esame, infatti, non è solo la trascrizione materiale dell’esito sulla “scheda” dello Studente, ma implica un complesso sistema di verifiche della regolarità del pagamento delle tasse, del rispetto del piano degli studi, del rispetto delle propedeuticità, del rispetto delle condizioni di iscrizione all’anno di corso, ecc. Tale procedimento, da regolamento, dovrebbe essere espletato prima dell’esame e dovrebbe dar luogo all’ammissione all’esame.
c) In atto, le Segreterie (tutte!) non sono in condizione di produrre tali verifiche in forma manuale per due ragioni: per il numero straordinariamente alto di Studenti da controllare (specie nei primi anni di corso), per la sfasatura temporale fra gli esami della sessione anticipata di febbraio e la scadenza della seconda rata di tasse e contributi.
d) Per garantire il corretto funzionamento della certificazione dell’esame, dunque, il nuovo sistema elettronico prevede che lo Studente produca una “domanda elettronica” di ammissione a ciascun esame, per consentire al sistema di inserirlo in una lista di candidati autorizzati a sostenere l’esame in ciascun appello. Il programma, dunque, è in grado di gestire tutta la fase di verifica dei requisiti di ammissione all’esame, attualmente rinviata a momenti successivi con il sistema dell’ammissione condizionata.

Sulla base delle considerazioni che Vi ho appena espresso ciascuno Studente, per ciascun esame, dovrà richiedere l’autorizzazione per via informatica entro il giorno precedente l’esame per poter essere ammesso all’esame con verifica preliminare della propria carriera scolastica (regolarità del pagamento delle tasse e accertamento delle condizioni didattiche preliminari).

Al di là delle spiegazioni, dovute ma noiose, il procedimento prevede una semplice registrazione on-line sul sito degli esami da parte dello Studente, che chiameremo “prenotazione”.


Alla fine dell’esame, lo Studente è invitato a richiedere un certificato elettronico dal quale potrà verificare registrazione e voto.
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