Il sistema informativo

Il sistema informativo è un meccanismo operativo che raccoglie, elabora e archivia informazioni che servono al controllo di gestione e a scopi decisionali e operativi.
Questi elementi sono:
- insieme di dati e informazioni;
- insieme di procedure per il trattamento di dati;
- insieme di mezzi necessari al trattamento di dati;
- insieme di persone che si occupano della elaborazione dei dati.

Un sistema informativo è automatizzato quanto raccoglie ed elabora informazioni utilizzando l’elaboratore elettronico.
Come già detto, alla base del sistema informativo vi sono le informazioni. Per informazione si intende qualunque fatto o dato che fornisca delle conoscenze.
Infatti l’informazione costituisce un fattore fondamentale per la produzione economica; le informazioni utilizzate da un’azienda devono possedere alcuni requisiti essenziali:

1 – chiarezza, in quanto appunto l’informazione deve essere formulata in maniera comprensibile;
2 – attendibilità, che riguarda l’esattezza delle informazioni;
3 – articolazione, che riguarda i diversi gradi di aggregazione di dati;
4 – tempestività, che riguarda la disponibilità dei dati nel momento giusto;
5 – rilevanza e selettività, che riguardano la qualità e la quantità di informazioni occorrenti.

Per ottenere un valido sistema informativo, in linea generale si accarezzano 4 fattori che portano a distinguere il sistema informativo in:
A) sistema informativo tradizionale, utilizzato dalle aziende che non hanno il bisogno di eccessive elaborazioni delle informazioni, le quali utilizzano il bilancio come mezzo di informazione per l’esterno, e che possono individuare facilmente il numero di prodotti venduti, il gusto dei consumatori, ecc;
B) sistema informativo parzialmente automatizzato, utilizzato quando l’azienda cresce di dimensioni e quindi bisogna elaborare più dati, per cui si ha l’introduzione del computer, anche se viene utilizzato solo per operazioni di routine (contabilità generale, ecc..);
C) sistema informativo integrato, in cui si crea un database che viene utilizzato da più organi contemporaneamente e consente di avere le stesse informazioni per più soggetti con inserimento del dato una volta sola. Per esempio, la registrazione di una fattura di vendita aggiorna contemporaneamente sia la posizione dei clienti sia il livello delle scorte che possono essere utilizzate sia dalla direzione marketing che dalla direzione della produzione;
D) sistema informativo direzionale, che oltre a fornirei dati, consente di ipotizzare diverse alternative alle decisioni della direzione, mettendo in evidenza vantaggi e svantaggi di essa.

L’insieme delle informazioni di cui si serve la direzione è detto contabilità direzionale, che è composta da budget, reporting, sistema degli scostamenti e contabilità gestionale.

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