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Il controllo budgetario

Gli obiettivi della gestione futura sono individuati dall’alta direzione e in seguito formalizzati in piani pluriennali e, questi piani, vengono attualizzati nel controllo di gestione con cui si assicura anno dopo anno il conseguimento degli obiettivi mediante:
- la programmazione di esercizio, che individua gli obiettivi di breve periodo;
- l'attuazione della gestione;
- il controllo dell’attività svolta grazie al confronto tra i risultai effettivamente ottenuti e quelli programmati.
Lo strumento fondamentale della programmazione è il budget. Il budget è il documento che formalizza e quantifica monetariamente i programmi aziendali annui, evidenziando i risultati economico - finanziari da raggiungere e le risorse da impegnare nel prossimo esercizio.
Il budget generale d’esercizio si presenta come un bilancio preventivo composto da una situazione economica e patrimoniale preventiva. Non tutte le imprese adottano questa metodologia. Per esempio le aziende de piccole dimensioni sono meno portate ad estenderla a tutti i settori aziendali, anche per i costi che questo che questo comporta. Nelle medie e grandi imprese invece l’utilizzo del budget è diventato una pratica sempre più diffusa per i vantaggi che comporta. Infatti, il budget indica in modo chiaro gli obiettivi aziendali da conseguire nel breve periodo, consente di coinvolgere nel raggiungimento degli obiettivi tutti gli organi aziendali che hanno responsabilità di tipo economico, e consente di controllare l’attività di gestione attraverso il confronto tra gli obiettivi programmati e quelli raggiunti. La complessità del budget è diversa da impresa a impresa, infatti, un’agenzia di viaggi o un albergo di piccole dimensioni redigono budget meno complessi rispetto ad una catena alberghiera o un TO.

La struttura del budget
Il bilancio preventivo deve indurre a considerare il budget come uno strumento del processo previsionale. Infatti, le previsioni evidenziano i mutamenti che potrebbero esserci in un determinato fenomeno a certe condizioni, mentre il budget stabilisce ciò che dovrebbe accadere date certe condizioni. Quando si parla di previsioni nel budget si tratta degli obiettivi da conseguire. I dati contenuti nel budget generale d’esercizio derivano da tre budget parziali:
1. budget degli investimenti, che prevede le operazioni che si intendono realizzare nel settore delle immobilizzazioni immateriali e materiali;
2. budget economico, che prevede i ricavi e i costi di competenza dell’esercizio futuro e deriva dai budget settoriali, ciascuno relativo ad un singolo centro di responsabilità. I centri di responsabilità sono unità organizzative che sotto il controllo di un superiore svolgono attività specifiche;

3. budget finanziario, che prevede le entrate e le uscite di denaro del futuro esercizio in modo da determinare e controllare il fabbisogno finanziario. Esso si articola in due budget:
- budget delle fonti e degli impieghi: mette a confronto il fabbisogno nell’esercizio futuro, determinato dal confronto degli impieghi con le foti. In questo modo si può verificare se i programmi operativi e gli investimenti saranno attuabili;
- budget di cassa: analizza i flussi monetari in entrata e in uscita del corso dell’esercizio futuro.

Tipi di budget
Esistono diversi tipi di budget:
1. budget fissi: si riferiscono ad un unico volume di produzione e vendita;
2. budget flessibile: viene costruito sulla base di valori riferiti a più ipotesi di volumi di produzione e di vendita;
3. budget scorrevoli: il budget viene suddiviso in periodi mensili. Al termine del periodo considerato, si controlla l’effettivo raggiungimento dei risultati, si eliminano i dati del periodo passato e si sostituiscono con nuovi valori previsionali. Questo tipo di tecnica permette di avere immediatamente disponibile il budget per l’anno successivo;
4. budget a base zero: con questa tecnica il budget vengono redatti riesaminando tutte le attività ripartendo da zero senza tener conto dei risultati ottenuti precedentemente.
La flessibilità del budget o la sua rigidità può dipendere dalla struttura organizzativa dell’impresa, dalla struttura e la dinamica del mercato e dall’esperienza aziendale nelle procedure budgetarie.

I costi standard
I valori relativi ai costi nel budget economico possono essere formulati sulla base dei costi storici oppure con la metodologia del budget a base zero, o sui costi standard. Gli standard, sono valori costanti di riferimento e rappresentano i realistici costi di produzione mentre i costi effettivamente sostenuti sono la misura della minore o maggiore efficienza produttiva aziendale. I costi standard vengono formulati sulla base di determinate condizioni operative in cui può trovarsi l’azienda e si possono dividere in:
1. condizioni operative ideali: rappresentano il livello operativo ideale, ipotizzando la massima efficienza;
2. condizioni operative correnti: rappresentano le condizioni attuali di svolgimento dei processi produttivi;
3. condizioni operative normali: sono intermedie tra quelle correnti e quelle ideali.

Le fasi di definizione del budget
La definizione di budget passa attraverso:
- proposte di budger;
- contrattazione del budget (i responsabili mettono a confronto fra di loro i budget parziali che sono stati redatti);
- redazione del budget sulla base delle proposte.

Controllo budgetario
Si parla di controllo budgetario quando la fase di controllo dell’attività svolta viene effettuata confrontando i risultati effettivamente ottenuti con i dati el budget. Il controllo budgetario è un momento di fondamentale importanza nell’intero processo di controllo di gestione. Senza però un’efficace programmazione non è possibile un efficace controllo. Il controllo budgetario si effettua attraverso la rilevazione e l’analisi degli scostamenti, cioè le differenze quantitative tre dati consuntive e dati di budget.

Il controllo del budget ha dei presupposti e sono:
- la definizione accurata degli standard;
- la definizione precisa degli obiettivi;
- la definizione dei canali informativi:
- la continuità del confronto fra dati di budget e i dati effettivi.
Oltre ai presupposti ha anche delle fasi:
- valutazione quantitative monetaria delle prestazioni;
- confronto fra i dati previsti a budget e i dati effettivi e la rivelazione degli scostamenti;
- analisi degli scostamenti, della loro natura e delle cause;
- l’adozione di misure correttive per eliminare eventuali scostamenti.
Il controllo budgetario avviene secondo il principio dell’eccezione: sono oggetto di approfondimento solo quei dati che rivelano scostamenti significativi. Oggetto di analisi però non sono solo gli scostamenti negativi ma anche quelli positivi poiché è possibile che l’azienda abbia sottovalutato la possibilità di ricavo. Nell’analisi degli scostamenti si possono individuare le seguenti fasi:
- si confrontano i dati previsti a budget e i dati effettivi;
- si evidenziano gli scostamenti positivi o negativi;
- si individuano quelli significativi;
- si procede alla loro analisi;
- si cercano le cause che li hanno determinati.
L’analisi degli scostamenti va condotta in modo diverso, in base al tipo di scostamento. Se riguarda i costi variabili può dipendere da una differenza nel volume della produzione, se si parla di costi fissi lo scostamento può dipendere da una differenza nella quantità d fattori produttivi impegnati. Se invece si parla di ricavi lo scostamento può essere di qualità, esprimono la differenza tra le qualità di vendite previste a budget e le quantità effettive, o di prezzo ed esprimono la differenza tra i prezzi previsti a budget e i prezzi effettivi.

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