Volendo fornire una definizione precisa, potremmo dire che il tour operator è un'agenzia di viaggi che svolge attività di produzione e organizzazione di viaggi e soggiorni.
Il tour operator svolge la propria attività solitamente in locali non aperti al pubblico, poiché i viaggi o pacchetti che egli organizza sono normalmente commercializzati attraverso intermediari. Il nuovo Codice del turismo prevede però che il tour operator possa vendere i propri pacchetti anche direttamente.
La decisione di aprire un'attività di tour operator deve scaturire da un'approfondita analisi della situazione del mercato, al fine di prevedere le possibilità di successo della nuova azienda.
Le principali tematiche da affrontare saranno quindi:

  • scelta del tipo di attività;

  • definizione della tipologia di clientela alla quale rivolgersi.

  • Una volta stabilita la mission aziendale, ed effettuate tutte le necessarie procedure previste per l'apertura, avrà inizio l'attività vera e propria.

    Il pacchetto turistico
    Tutto il lavoro del tour operator ruota attorno allo studio e all'elaborazione dei cosiddetti "pacchetti turistici". Con questo termine si intende definire il prodotto che scaturisce dall'assemblaggio e dalla rielaborazione di almeno due servizi scelti fra: trasporto, alloggio, ristorazione, visite, escursioni, altri servizi accessori.

    Le principali fasi per la programmazione di un pacchetto turistico

  • Individuazione delle aree geografiche e delle destinazioni d'interesse e analisi approfondita di territorio, clima, situazione politica, sanitaria.

  • Studio della potenzialità ricettiva delle destinazioni turistiche individuate e della tipologia e qualità dei servizi offerti ai turisti (hotel, villaggi, ristorazione, servizi accessori, assistenza medica, pubblica sicurezza).

  • Analisi delle eventuali altre attività possibili sul luogo (escursioni, visite guidate, attività sportive particolari).

  • Selezione dei fornitori (hotel, vettori, altre strutture ricettive, ristoranti, agenzie corrispondenti sul luogo).

  • Elaborazione dei necessari contratti di collaborazione e definizione dei costi di produzione del pacchetto.

  • Elaborazione dell'itinerario e del programma di viaggio, con l'indicazione del prezzo complessivo di vendita a persona, suddiviso per periodo e tipologia di arrangiamento.
  • Le diverse tipologie di pacchetto turistico
    E' importante sottolineare che esistono diverse tipologie di pacchetti turistici, ognuna studiata per rispondere a precise esigenze del turista. La loro durata normalmente viene stabilita in moduli di una settimana, estendibile a due, per ottimizzare le vendite. Tuttavia, è possibile trovare itinerari con programmi di durata diversa, studiati per particolari esigenze. I pacchetti per visitare, per esempio, destinazioni più vicine possono comportare programmi più brevi, della durata anche solo di un weekend.

  • Circuiti e viaggi organizzati: sono finalizzati alla visita itinerante di un determinato Paese, per conoscere il territorio, la cultura, le usanze, l'enogastronomia.

  • Soggiorni in hotel e villaggi turistici: non prevedono essenzialmente grandi spostamenti e lasciano al cliente la possibilità di scegliere se effettuare o meno escursioni e visite guidate.

  • Viaggi a tema: sono studiati appositamente per determinate tipologie di turisti, che desiderano cogliere alcuni aspetti della destinazione; in questo gruppo rientrano, per esempio, viaggi avventura, viaggi di nozze, viaggi enogastronomici, religiosi, naturalistici.

  • Ciascun tour operator può prevedere diverse tipologie di viaggi per ogni destinazione, al fine di ampliare al massimo le proprie possibilità di vendita; è importante comunque sottolineare che, a causa della grande concorrenza, la tendenza odierna è quella di specializzarsi verso determinate tipologie di prodotti, per differenziare la propria offerta e avere maggiori garanzie di successo.

    La commercializzazione dei pacchetti
    La vendita dei pacchetti turistici al pubblico si effettua attraverso contratti di collaborazione stipulati con le agenzie di viaggi dettaglianti, che hanno una distribuzione capillare su tutto il territorio d'interesse. Il tour operator può stipulare contratti con qualunque travel agent, senza alcuna limitazione. Ci sono infatti operatori che hanno contratti di collaborazione con più di 7000 retailer sul territorio italiano.

    E' chiaro che il successo di un organizzatore dipende molto, oltre che dalla qualità del servizio reso, anche dalla capacità di essere visibile alla potenziale clientela; per questo motivo, oltre alla cura della propria rete vendita, egli si occupa anche di organizzare campagne pubblicitarie e iniziative promozionali per far conoscere i propri prodotti e incentivare i consumatori all'acquisto.
    Esistono numerosi strumenti per veicolare la propria immagine e presentare i propri prodotti; lo strumento principale rimane però il catalogo.

    Il catalogo
    Il catalogo è uno strumento indispensabile ed è utilizzato da tutti i tour operator per illustrare i propri pacchetti turistici. Esso viene generalmente stampato due volte all'anno, perché sia più aggiornato e accattivante e per consentire variazioni nel programma e nel prezzo di vendita dei pacchetti.
    Una tendenza attuale è però quella di porre grande attenzione al contenimento dei costi di produzione, così i tour operator tendono a realizzare un unico catalogo con validità annuale, contenente tutte le offerte, con l'indicazione dei differenti periodi e prezzi. In alternativa, anche la stampa di piccoli cataloghi a tema consente un certo risparmio. Accanto al classico catalogo cartaceo, è ormai molto diffuso il catalogo online, disponibile nel sito del tour operator e scaricabile in formato pdf. E' chiaro che questo sistema consente di ottenere grandi risparmi, soprattutto sulle spese di stampa e spedizione.

    La struttura del catalogo
    Il catalogo, cartaceo o informatico, di un tour operator possiede una precisa struttura e deve prevedere alcuni elementi essenziali.
    Copertina: riporta il logo del tour operator ben in evidenza e presenta un'immagine relativa alla tipologia dei pacchetti contenuti. Il colore dello sfondo è diverso per ogni tipologia di catalogo (mare Italia, mare estero, montagna e laghi, Africa, Estremo Oriente, viaggi di nozze).

    Pagine introduttive: sono situate all'inizio del catalogo e contengono informazioni utili a chi desidera prenotare un pacchetto; per esempio, promozioni legate alla fidelizzazione della clientela, iniziative speciali per famiglie, anziani e sposi, sconti particolarmente vantaggiosi per prenotazioni anticipate.
    Descrizione dei pacchetti: per ciascuna destinazione viene inserita una cartina schematizzata della zona, con una breve descrizione del territorio, delle caratteristiche climatiche e delle possibili escursioni e visite guidate. Successivamente, sono descritti in modo completo tutti i pacchetti, ciascuno con numerose fotografie delle strutture ricettive e del paesaggio; fondamentale la presenza della tabella prezzi in fondo a ciascun pacchetto.
    Informazioni utili: per ogni destinazione è importante inserire alcune pagine nelle quali fornire utili informazioni circa le usanze locali, la lingua parlata, il fuso orario, le comunicazioni telefoniche, il voltaggio, le vaccinazioni e i documenti richiesti per il viaggio.
    Operativo voli: per i pacchetti che richiedono questo vettore, è importante indicare quali sono gli aeroporti di partenza, le compagnie aeree e gli orari previsti per ogni periodo.
    Pagine finali: contengono informazioni generali sul contratto di vendita, opportunità di finanziamento della vacanza, polizze assicurative integrative, condizioni generali del contratto di vendita dei pacchetti turistici.

    Il tour organizer
    Il tour organizer è una particolare tipologia che organizza e vende viaggi su misura, studiati cioè secondo le richieste del cliente. Possiede quindi uffici aperti al pubblico nei quali, allo stesso tempo, può svolgere attività di intermediazione e attività di produzione e organizzazione di pacchetti turistici. La differenza sostanziale con il tour operator è che il tour organizer ha scarsi rischi di invenduto, poiché lavora solo su richieste precise; dall'altro lato, però, la quantità di viaggi che riesce a produrre è sicuramente più limitata, così come la possibilità di ottenere contratti di collaborazione vantaggiosi con i fornitori.

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